1 EXPERT - CHEF DE PROJET DÉMATÉRIALISATION DES DÉMARCHES (M/F/X)

Type d'offre : Contractuel

Statut : Contrat à durée indéterminée

Date de clôture : 01/09/2017

Nombre de postes : 1

Localité : NAMUR (Salzinnes)

Référence de l'offre :

Niveau d'études : NIVEAU A (niveau universitaire ou supérieur de type long)

Employeur : Service Public de Wallonie (SPW)

Description de la fonction

Le Service Public de Wallonie recherche un expert - chef de projet Dématérialisation des démarches au sein de l'e-WBS

 

Finalité(s) de la fonction :

La dématérialisation des démarches est une tendance lourde de l’évolution des services publics, qui est perçue comme une source de gains, pour l’usager et pour le service public en général. Elle consiste à rendre les démarches accessibles en ligne, notamment au travers de formulaires électroniques intelligents.

Parmi ses missions, le service eWallonie-Bruxelles Simplification (en abrégé eWBS) est chargé de coordonner les actions de simplification en ce qui concerne les formulaires pour les administrations et organismes d’intérêt public de Wallonie et de Fédération Wallonie-Bruxelles.

Ainsi, eWBS a développé, de longue date, une activité de création de formulaires intelligents sur le volet wallon. Les activités concernent actuellement l’ensemble du cycle de vie d’un formulaire, depuis sa création, avec l’application de règles et principes de simplification et de lisibilité, jusqu’à son développement, sa mise en ligne et le suivi de son utilisation. Elle couvre également la dissémination des expertises liées et l’accompagnement des administrations en vue de les rendre autonomes.

Actuellement, eWBS gère, en collaboration avec le service informatique du SPW, plus de 200 formulaires accessibles au travers de l’Espace personnel sur le portail Wallonie.be. Ces formulaires génèrent quelque 50.000 demandes par an.

Pour la Fédération Wallonie-Bruxelles, les activités liées aux formulaires sont restreintes aux aspects non techniques.

Au sein d’eWBS, cette activité est gérée par une équipe de 6 personnes : 3 analystes en lisibilité et simplification, un analyste technique, un responsable du support aux usagers, et un chef de projet en charge de la coordination. C’est cette dernière fonction qui est libre depuis le 12 avril 2017, suite au départ de l’actuel chef de projet.

 

Mission :

Le(a) chef de projet est en charge de l’organisation et de la coordination de l’activité en lien avec les formulaires. Il (elle) assure la promotion de la dématérialisation des démarches, la gestion des demandes et les activités de transfert de connaissance en collaboration étroite avec les autres membres de l’équipe et dans une optique d’approche intégrée combinant l’ensemble des expertises de simplification et d’administration électronique.

 

Les activités correspondantes sont :

de manière générale :

• mener les projets de A à Z en respectant les règles et méthodes existantes en matière de marchés publics et de gestion de projets en ce compris le suivi des collaborateurs ou prestataires externes et l'utilisation si besoin d'outils informatiques de gestion de projets.

• travailler en collaboration étroite avec le Directeur Production et Gestion et de manière générale avec les autres membres de la Direction ;

• travailler en lien direct avec les collaborateurs eWBS (directeurs et membres) des équipes Conseil et BCED dans une approche intégrée ;

• collaborer étroitement avec les services et responsables « simplification » et informatique des administrations wallonnes, de la Fédération Wallonie-Bruxelles et des autres entités fédérées ;

• collaborer étroitement avec les différentes administrations, que ce soit avec le management ou avec les collaborateurs ;

• négocier avec les dirigeants des administrations wallonnes, de la Fédération Wallonie-Bruxelles et des autres entités fédérées ;

 

en particulier :

1. Dématérialisation des démarches et formulaires :

• planifier l’activité par l’élaboration de plans de dématérialisation par entité ;

• contribuer à la mise en œuvre des chantiers de dématérialisation ainsi qu’à la résolution de problèmes complexes liés à la dématérialisation ;

• tenir à jour la méthodologie liée à la dématérialisation des formulaires et au suivi de l’usage des formulaires dématérialisés, à la dissémination des expertises, ainsi que ses supports : gestion des demandes, réunions d’équipe, mandat, maquettage, documentation, … ;

• viser un niveau de formalisation adéquat de cette méthodologie et veiller à sa bonne application ;  

• mettre en place les indicateurs liés à la dématérialisation, à l’utilisation des démarches et à la dissémination des expertises et en veillant à leur alimentation et leur communication régulière ;

• privilégier constamment la vision de l'usager dans le travail réalisé et tout mettre en œuvre pour arriver à une simplification effective des formulaires.

2. Dissémination des expertises en matière de lisibilité et de simplification des démarches et de leurs supports :

• participer aux actions de formation et de coaching auprès des administrations, notamment en organisant et en animant des séances de formation des agents dans le cadre de l’Ecole d’Administration Publique (EAP) ;

• participer à l’élaboration et à la révision des outils de formation en e-learning ;

• participer à l’animation de communautés de pratiques autour de la simplification et la lisibilité des démarches et formulaires.

3. Stratégie :

• veiller à la poursuite des objectifs de long terme, et assurer une réévaluation régulière des solutions proposées pour parvenir à ces objectifs (notes de vision, …) ;

• assurer une veille permanente en matière de simplification, lisibilité et dématérialisation des formulaires et documents administratifs ;

• mener les discussions avec le pôle informatique sur l’articulation des activités et la répartition des tâches techniques liées aux formulaires intelligents ;

• représenter eWBS aux réunions sur la simplification des formulaires ;

• assurer le suivi des contacts avec nos homologues en Belgique et dans d’autres pays européens en matière de dématérialisation des démarches.

4. Organisation et administratif :

• participer à l’élaboration des plans stratégiques et des rapports d’activités ;

• effectuer le suivi administratif des prestations externes : gestion des marchés publics et de leur cycle de vie, suivi des prestations ;

• participer à la gestion des risques liés à ces activités ;

• veiller à l’application rigoureuse des méthodologies de gestion de projet : notes de mise en œuvre, rapports de progression, rapports de bilan, tableau de suivi ;

• réaliser le suivi budgétaire et des marchés publics en lien avec l’activité.

 

Lieu de travail : Namur (Salzinnes)

 

Profil recherché

Diplôme :

• Pour les personnes qui ne proviennent pas de la fonction publique : être titulaire d’un diplôme de niveau universitaire ou enseignement supérieur de type long équivalent idéalement dans le domaine des sciences humaines (sciences politiques, sciences sociales, sciences économiques, communication ...) ;

• Pour les personnes de la fonction publique : être titulaire d’un diplôme donnant accès au niveau A, être lauréat d’un concours d’accession ou être nommé dans un emploi de niveau A.

 

Expérience professionnelle :

Expérience de 6 ans minimum dans une position non-technique en lien avec des projets informatiques :

• en tant que chef de projet ;

• et/ou dans le suivi et la gestion de contacts avec des services métier et d'analyse/expression de leurs besoins.

 

Expérience professionnelle constituant un plus :

• expérience en matière de management et de gestion d’équipe ;

• expérience concrète en matière de révision/amélioration de formulaires, textes et documents ;

• expérience en matière de communication ;

• pratique des méthodologies Prince2, Agile/Scrum ou ITIL.

 

Compétences techniques :

• connaissance en méthodologie de gestion de projet, d'analyse et de gestion de service IT ;

• connaissance de la politique du Gouvernement wallon et de la Fédération Wallonie-Bruxelles en matière de simplification administrative et d’e-gouvernement (Plan « ensemble simplifions ») ;

• connaissance de l’administration du Service Public de Wallonie, de l’administration de la Fédération Wallonie-Bruxelles et de leur fonctionnement ;

• connaissance des logiciels bureautiques classiques (traitement de texte, tableur, mail, …) ;

• connaissance « fonctionnelle » des TIC et de l'e-gouvernement ;

• connaissance suffisante des règles de marchés publics et capacité à gérer un marché public de A à Z.

 

Compétences comportementales :

• sensible à la logique de l'usager et du service public ;

• orienté résultat ;

• forte capacité de synthèse et de vulgarisation - Compétences en matière de communication (écrite et orale) ;

• bonne capacité à appréhender des contextes différents – Polyvalent ;

• respect des délais et des échéances ;

• méthodique et organisé ;

• faisant preuve d'une capacité de négociation ;

• autonome ;

• intellectuellement curieux, ouvert aux questions techniques et informatiques ;

• résistant au stress ;

• ouvert au changement et flexible ;

• bonne capacité d’encadrement et de formation.

 

Employeur détail

La question de la simplification administrative et de l’eGouvernement a une dimension stratégique qui la place au cœur de la modernisation des services publics par sa dimension transversale et systémique : elle doit permettre de renforcer par leur qualité, leur modernité et leur sens du partenariat efficace, les services publics.

En février 2013, les Gouvernements wallon et de la Fédération Wallonie-Bruxelles ont créé le service e-Wallonie-Bruxelles Simplification (eWBS). La simplification administrative se définit comme l'ensemble des démarches destinées à faciliter et simplifier les formalités administratives qu'un usager est tenu d'exécuter en vue de satisfaire aux règles imposées par les autorités.

Fonctionnellement, le service eWBS est rattaché auprès du Secrétariat général du Service Public de Wallonie et auprès du Secrétariat général du Ministère de la Fédération Wallonie-Bruxelles et relève directement de l’autorité hiérarchique des Secrétaires généraux. Ce service commun est né de la fusion de services existants en Wallonie (Commissariat EASI-WAL) et en Fédération Wallonie-Bruxelles.

Quels sont les rôles de ce service commun, conçu comme un véritable « consultant interne » ? :

- proposer, poursuivre et coordonner pour la Wallonie et la Fédération Wallonie-Bruxelles les mesures en vue de lutter contre la complexité administrative et les contraintes administratives imposées aux usagers des services publics et donc à améliorer le service rendu à ces usagers ;

- aider, mobiliser et inciter les administrations et les organismes publics de la Région wallonne et de la Communauté française à mettre en œuvre les mesures proposées.

L'équipe eWBS se compose d'environ 30 personnes, d'orientations diverses, issues du secteur public et du secteur privé.

Pour plus d'informations, veuillez consulter notre site web : http://ensemblesimplifions.be

 

Comment postuler valablement ?

Pour être recevables, les actes de candidatures doivent:

- répondre aux exigences communes et aux exigences reprises dans le profil de la fonction postulée ;

- être adressés à la direction de la Sélection pour le 1er septembre 2017 au plus tard via le formulaire en ligne.

- comprendre une LETTRE DE MOTIVATION avec les références du poste et un CV annexés au formulaire en ligne

- comprendre une COPIE DU DIPLÔME requis pour la fonction annexée au formulaire en ligne ;

 

Ultérieurement, un EXTRAIT DE CASIER JUDICIAIRE (cette dernière pièce doit être fournie à l'employeur au plus tard le jour de l'engagement éventuel).

Les dossiers de candidature feront l’objet d’un premier examen par la commission de sélection, destiné à vérifier que les personnes candidates répondent aux exigences générales, de qualification et d’expérience susmentionnées.

Une première présélection pourra être effectuée sur base des lettres de motivation et des curriculum vitae. La procédure de sélection pourra comporter plusieurs épreuves successives. Sur la base de la description de fonction ou au travers de tests de présélection, la Commission de sélection pourra limiter à 6 le nombre de personnes à auditionner.

La sélection des candidatures évaluera les compétences techniques et comportementales du candidat, ainsi que sa motivation, au regard de compétences requises pour exercer la fonction, telles que contenues dans la description de fonction.

Les actes de candidatures se feront en ligne. Si vous éprouvez des difficultés concernant votre candidature en ligne, vous pouvez nous contacter au 081/24.96.40.

 

Postuler en ligne

 

EXIGENCES COMMUNES POUR TOUT ENGAGEMENT DANS LA FONCTION PUBLIQUE RÉGIONALE.

Selon les dispositions de l’article 4 de l’arrêté du Gouvernement wallon du 18.12.2003 relatif aux conditions d’engagement et à la situation administrative et pécuniaire des membres du personnel contractuel, les personnes à engager par contrat de travail doivent satisfaire aux conditions suivantes:

1. jouir des droits civils et politiques ;

2. satisfaire aux lois sur la milice ;

3. justifier de la possession de l’aptitude médicale exigée pour la fonction à exercer ;

4. être porteur d’un diplôme ou d’un certificat d’étude en rapport avec le niveau de l’emploi à conférer;

5. être d’une conduite correspondant aux exigences de l’emploi à pourvoir ; Ces conditions doivent être maintenues tout au long de l’exécution du contrat.

Certificat de milice

Le certificat de milice ne sera pas exigé.

Diplôme obtenu dans un pays autre que la Belgique

Si votre diplôme a été obtenu à l’étranger, vous devez fournir une attestation d’équivalence à un des diplômes requis pour ce poste délivrée par la Fédération Wallonie-Bruxelles (Communauté française de Belgique). Pour plus d'informations, vous pouvez consulter le site d'équivalences de la Fédération Wallonie-Bruxelles.

Connaissance de la langue française

Le candidat doit être titulaire d’un diplôme ou certificat d’études délivré en français par un établissement d’enseignement belge ou de tout autre pays pour autant que l’enseignement attesté ait été donné dans la langue requise. A défaut de pouvoir produire un tel document, vous devez fournir la preuve de la réussite d’un examen linguistique en langue française organisé par Selor. Cette condition doit être remplie au plus tard au moment de l’engagement. Pour plus d'informations, vous pouvez consulter le site de Selor.

Titres de séjour et de travail

Le candidat doit satisfaire aux législations relatives à l’accès au territoire Belge et aux autorisations de travail. Il devra fournir les documents adéquats au plus tard au moment de l’engagement. Pour plus d'informations, vous pouvez consulter le site de l'emploi du Service Public de Wallonie.

 

Personnes en situation de handicap.

Le Service public de Wallonie (ou nom de l’Organisme d’intérêt général) veille à lutter contre les discriminations et à valoriser les compétences des personnes en situation de handicap.

Si vous souffrez d’un handicap, il vous est possible de demander un aménagement raisonnable de la procédure de sélection. Pour pouvoir en bénéficier, vous devez informer la personne qui réceptionne les candidatures quand vous postulez. Si votre candidature est retenue, vous devrez fournir une attestation et expliquer les adaptations raisonnables dont vous voudriez bénéficier.

 

Conditions d'engagement et de rémunération

La personne sera engagée dans le cadre d’un contrat d’expert à durée indéterminée.

L’expert bénéficiera du barème de rémunération correspondant au grade A5/1 (à partir de 48 132,81€ annuel brut indexé pour 6 ans d’ancienneté); avec possibilité de valoriser l’ancienneté acquise dans le secteur privé (maximum 6 années) et dans le secteur public (toutes les années sont prises en compte).

Les membres du personnel bénéficient de chèques-repas, d’une assurance hospitalisation, d’une prime de fin d’année et d’un pécule de vacances.

Les frais liés aux parcours domicile/lieu de travail effectués en transport en commun font l’objet d’un remboursement intégral.

Possibilité de télétravail et mise à disposition d’un GSM de service avec un défraiement de 30 euros par mois.

Informations complémentaires

• Concernant la fonction : recrutement@ensemblesimplifions.be - 081/40.98.00

• Concernant les dossiers de candidature : Direction de la Sélection – 081/24.96.40 – recrutement@spw.wallonie.be