1 ASSISTANT DE DIRECTION (M/F/X) - CDI

Type d'offre : Contractuel

Statut : Contrat à durée indéterminée

Date de clôture : 22/09/2017

Nombre de postes : 1

Localité : NAMUR

Référence de l'offre : Ass direction

Niveau d'études : NIVEAU B (niveau graduat - baccalauréat)

Employeur : Service Public de Wallonie (SPW)

Description de la fonction

L'Ecole d'administration publique Wallonie-Bruxelles engage 1 ASSISTANT DE DIRECTION (M/F/X) contractuel de niveau gradué - Barème B3.

 

POSTE : Assistant de direction (métier 56) - Niveau B Grade B3

Référence : Ass direction

1.   Description de fonction

•  Objectifs de la fonction :

  • Vous êtes le bras droit de la mandataire et vous vous alignez sur les objectifs qu’elle doit atteindre, Ainsi, vous établissez une relation de confiance avec elle et développez une collaboration dynamique.
  • Vous apportez une aide permanente à la mandataire en matière d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers.
  • Vous assurez la relation avec les Cabinets ministériels, les services utilisateurs (SPW, MFWB et OIP), les usagers, les prestataires de services et les directions de l’Ecole.

•  Responsabilités et tâches :

  • Vous préparez les ordres du jour et rédigez les procès-verbaux des organes de gestion de l’Ecole et vous assurez le suivi des décisions prises
  • Vous rédigez et mettez en page des rapports et longs documents sous différents formats (word, powerpoint, pdf)
  • Vous assurez le suivi du planning global de l’Ecole, du reporting des directions et services vers la Direction générale
  • Vous assurez le suivi des demandes des Cabinets ministériels, des Commissaires de Gouvernements, des Secrétaires généraux et des fonctionnaires dirigeants des administrations
  • Vous organisez l’agenda et fixez des rendez-vous en fonction des priorités.
  • Vous rédigez des courriers et notes internes ou externes
  • Vous gérez le courrier entrant et sortant ainsi que les appels téléphoniques.
  • Vous organisez des événements (réunions, conférences, …)
  • Vous assurez le classement et le suivi des dossiers.
  • Vous assurez la bonne gestion du secrétariat en collaboration avec le secrétariat des deux directions en place

•  Position dans l’organigramme :

  • Supérieur hiérarchique : Directrice générale

Profil recherché

 

Diplômes et expériences professionnelles :

  • d’un diplôme de l’enseignement supérieur de type court (graduat/baccalauréat) en secrétariat de direction (métier 56) ET d’une expérience pertinente de minimum 3 ans en tant que secrétaire de direction.

 

Connaissances spécifiques :

  • excellente maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Outlook, Powerpoint et Access) est indispensable.
  • rédaction et maîtrise de longs documents
  • connaissances des procédures et des techniques d’un secrétariat de direction.
  • excellentes capacités à communiquer oralement et par écrit.

 

Connaissances génériques :

  • analyser l’information : Analyser de manière ciblée les données et juger d'un œil critique l'information.
  • structurer le travail : Structurer son travail en fixant les priorités et en accomplissant une multitude de tâches différentes de façon systématique.
  • résoudre des problèmes : Traiter et résoudre les problèmes de manière autonome, chercher des alternatives et mettre en œuvre les solutions.
  • agir de manière orientée service : accompagner des contacts internes et externes de manière transparente, intègre et objective, leur fournir un service personnalisé et entretenir des contacts constructifs.
  • faire preuve de fiabilité et discrétion : Agir de manière intègre, conformément aux attentes de l'organisation, respecter la confidentialité et les engagements et éviter toute forme de partialité.

 

Employeur détail

L’Ecole d’administration publique Wallonie-Bruxelles (ci-après l’Ecole) est un organisme d’intérêt public, doté de la personnalité juridique et classé parmi les organismes de la catégorie B au sens de la loi du 16 mars 1954 relative au contrôle de certains organismes d’intérêt public.

Les locaux de l’Ecole se situent à Namur, rue d’Harscamp 11. L’Ecole répartit ses activités de formation sur plusieurs sites, sur les territoires de la Région wallonne et de la Région de Bruxelles-capitale.

L’Ecole, en s’appuyant sur les structures existantes, doit coordonner et impulsera, au niveau de la Fédération Wallonie-Bruxelles et de la Région wallonne, une véritable culture du management public.

Les formations organisées par l’Ecole sont ouvertes aux agents de la Fonction publique communautaire, régionale et locale ainsi que, pour les formations relatives aux mandataires, aux candidats éventuels à ces fonctions.

L’Ecole est chargée de concevoir, planifier, mettre en œuvre et assurer le suivi d’une politique de formation, comprenant la formation initiale, la formation de carrière et la formation continue transversale du personnel.

L’équipe est actuellement composée de 40 personnes.

Comment postuler valablement ?

Pour être recevables, les actes de candidature doivent :

  • Répondre aux exigences communes et aux exigences reprises dans le profil de la fonction postulée ;
  • Etre adressés à l’Ecole d’administration publique Wallonie-Bruxelles pour le 22 septembre  2017 au plus tard par mail à l’adresse job@eap-wb.be ;
  • Comprendre une LETTRE DE MOTIVATION ;
  • Comprendre un CURRICULUM VITAE ;
  • Comprendre une COPIE DU DIPLÔME ;
  • Ultérieurement, un extrait de casier judiciaire (cette dernière pièce doit être fournie à l'employeur au plus tard le jour de l'engagement éventuel).

Les dossiers de candidature feront l’objet d’un premier examen, par la commission de sélection, destiné à vérifier que les personnes candidates répondent aux exigences générales, de qualification et d’expérience susmentionnées.

Une première présélection pourra être effectuée sur base des lettres de motivation et des curriculum vitae. La procédure de sélection pourra comporter plusieurs épreuves successives.

 

EXIGENCES COMMUNES POUR TOUT ENGAGEMENT DANS LA FONCTION PUBLIQUE RÉGIONALE.

Selon les dispositions de l’article 4 de l’arrêté du Gouvernement wallon du 18.12.2003 relatif aux conditions d’engagement et à la situation administrative et pécuniaire des membres du personnel contractuel, les personnes à engager par contrat de travail doivent satisfaire aux conditions suivantes:

1. jouir des droits civils et politiques ;

2. satisfaire aux lois sur la milice ;

3. justifier de la possession de l’aptitude médicale exigée pour la fonction à exercer ;

4. être porteur d’un diplôme ou d’un certificat d’étude en rapport avec le niveau de l’emploi à conférer;

5. être d’une conduite correspondant aux exigences de l’emploi à pourvoir ; Ces conditions doivent être maintenues tout au long de l’exécution du contrat.

Certificat de milice

Le certificat de milice ne sera pas exigé.

Diplôme obtenu dans un pays autre que la Belgique

Si votre diplôme a été obtenu à l’étranger, vous devez fournir une attestation d’équivalence à un des diplômes requis pour ce poste délivrée par la Fédération Wallonie-Bruxelles (Communauté française de Belgique). Pour plus d'informations, vous pouvez consulter le site d'équivalences de la Fédération Wallonie-Bruxelles.

Connaissance de la langue française

Le candidat doit être titulaire d’un diplôme ou certificat d’études délivré en français par un établissement d’enseignement belge ou de tout autre pays pour autant que l’enseignement attesté ait été donné dans la langue requise. A défaut de pouvoir produire un tel document, vous devez fournir la preuve de la réussite d’un examen linguistique en langue française organisé par Selor. Cette condition doit être remplie au plus tard au moment de l’engagement. Pour plus d'informations, vous pouvez consulter le site de Selor.

Titres de séjour et de travail

Le candidat doit satisfaire aux législations relatives à l’accès au territoire Belge et aux autorisations de travail. Il devra fournir les documents adéquats au plus tard au moment de l’engagement. Pour plus d'informations, vous pouvez consulter le site de l'emploi du Service Public de Wallonie.

Personnes en situation de handicap.

Le Service public de Wallonie (ou nom de l’Organisme d’intérêt général) veille à lutter contre les discriminations et à valoriser les compétences des personnes en situation de handicap.

Si vous souffrez d’un handicap, il vous est possible de demander un aménagement raisonnable de la procédure de sélection. Pour pouvoir en bénéficier, vous devez informer la personne qui réceptionne les candidatures quand vous postulez. Si votre candidature est retenue, vous devrez fournir une attestation et expliquer les adaptations raisonnables dont vous voudriez bénéficier.

 

Conditions d'engagement et de rémunération

L’agent sera engagé dans le cadre d’un contrat à durée indéterminée.

Régime de travail : temps plein

Lieu de travail : Rue d’Harscamp, 11 à 5000 NAMUR

L’agent bénéficiera du barème de rémunération correspondant à la fonction :

  • Grade B3 à partir de 26.522,88 € annuel brut indexé; avec possibilité de valoriser l’ancienneté acquise dans le secteur privé (maximum 6 années) et dans le secteur public (toutes les années sont prises en compte).

Les membres du personnel bénéficient de chèques-repas, d’une assurance hospitalisation, d’une prime de fin d’année et d’un pécule de vacances. Les frais liés aux parcours domicile/lieu de travail effectués en transport en commun font l’objet d’un remboursement intégral.

Informations complémentaires

Concernant la fonction et les dossiers de candidatures : Nuria LEAL – 081/32.66.65 – n.leal@eap-wb.be