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1 SECRETAIRE DE DIRECTION (M/F/X)

Type d'offre : Contractuel

Statut : Contrat à durée indéterminée (avec clause résolutoire)

Date de clôture : 23/03/2018

Nombre de postes : 1

Localité : NAMUR (Jambes)

Référence de l'offre : 19-ND-SG-DAE-M56

Niveau d'études : NIVEAU B (niveau graduat - baccalauréat)

Employeur : Service Public de Wallonie (SPW)

Description de la fonction

Le Service Public de Wallonie recherche 1 Secrétaire de direction  (M/F/X) au sein du Secrétariat général pour la Direction de l'Animation et de l'Evaluation des Programmes "Fonds structurels".

 

Finalité de la fonction :

Apporter son soutien au bon fonctionnement de la direction et/ou du service par la prise en charge des tâches administratives et de secrétariat

 

Domaines principaux d'activités :

  • exécution de tâches liées au secrétariat (gestion d’agendas, préparation et/ou rédaction de documents administratifs, comptes rendus, gestion de mails, gestion de l’économat,...) dans le respect des règles de confidentialité ;
  • gestion des appels téléphoniques, et de l’accueil des visiteurs ;
  • gestion des réunions de travail et de service via l’organisation pratique des rencontres, la préparation des supports et des dossiers, la diffusion des comptes rendus,… ;
  • gestion du suivi administratif et/ou budgétaire de dossiers ;
  • préparation, rédaction et mise en forme de documents administratifs (courriers, formulaires, notes, comptes rendus, procès-verbaux, rapports,…) ;
  • classement et archivage physique et/ou électronique de documents ;
  • participation, avec des intervenants internes et/ou externes, à des groupes de travail, des réunions, des colloques, des conférences,…

 

Domaines d'activités liés au poste :

  • exercice de la suppléance du correspondant du personnel (encodage des congés, ...) ;
  • encodage de données relatives à la gestion des projets cofinancés à l’aide de l’outil informatique EUROGES 2014.

 

Lieu de travail : Namur (Jambes)

 

 

Profil recherché

Diplôme :

Etre titulaire d’un diplôme donnant accès au métier 56 (bachelier/gradué en secrétariat de direction) dans la fonction publique régionale.

 

Compétences techniques :

  • compréhension – Comprendre et appliquer des instructions techniques orales et/ou écrites ;
  • expression orale – S’exprimer oralement dans un langage précis, grammaticalement correct et compréhensible pour le destinataire ;
  • rédaction – S’exprimer par écrit dans un langage précis, grammaticalement correct et compréhensible pour le destinataire ;
  • informatique – Utiliser les fonctionnalités avancées d’une suite bureautique (traitement de texte, tableur, logiciel de présentation et messagerie électronique) ;
  • informatique – Utiliser les fonctionnaliltés de base/avancées de logiciels techniques spécifiques.

 

Compétences comportementales :

  • rigueur – Réaliser son travail avec exactitude, méthode et précision;
  • planification du travail – Organiser son travail en tenant compte des délais et des priorités ;
  • gestion de suivi – Surveiller l’état d’avancement et assurer le suivi des activités et/ou des projets dont on a la charge en fonction des résultats attendus ;
  • polyvalence – Passer aisément d’une activité et/ou d’un projet à un autre en fonction des besoins du service ;
  • collaboration – Coopérer avec des acteurs internes et/ou externes en favorisant les échanges et en étant attentif aux objectifs communs ;
  • gestion du stress - Demeurer efficace en situation de stress en conservant sa capacité à prendre des décisions réfléchies et en maîtrisant ses émotions ;
  • faire preuve de fiabilité - Agir de manière intègre, conformément aux attentes de l’organisation, respecter la confidentialité et les engagements et éviter toute forme de partialité.

 

Employeur détail

Missions du Secrétariat général

• coordonne les dossiers, les projets transversaux et/ou stratégiques qui lui sont confiés par le Gouvernement wallon ;

• assure un rôle d’interface entre le Gouvernement et l’ensemble des services administratifs ;

• représente à l’extérieur l’ensemble de l’administration wallonne, sans préjudice de la représentation spécifique d’autres mandataires ;

• gère les services intégrés au Secrétariat général ainsi que les ressources y affectées :

o la chancellerie ;

o la traduction ;

o la communication ;

o l’audit administratif de fonctionnement ;

o l’audit financier ;

o les fonds structurels ;

o la gestion du personnel de l’organisation ;

• assure :

o la gestion administrative et pécuniaire du personnel des services du Gouvernement wallon ;

o l’organisation et le suivi des stages des agents ;

o l’organisation et la gestion des chambres de recours ;

o le secrétariat du comité de secteur XVI et le suivi des contacts avec les organisations syndicales ;

o toute autre mission relative au personnel et à la gestion des ressources humaines ;

• organise :

o le recrutement en collaboration avec SELOR ;

o l’engagement du personnel contractuel pour les services du Gouvernement wallon ;

o les diverses formations du personnel ;

o les examens de promotion ;

• coordonne au niveau décrétal et règlementaire les aspects des politiques de gestion des ressources humaines pour les services du Gouvernement et les organismes d’intérêt public ;

• gère la prévention et la protection au travail ;

• gère les archives administratives des services du Gouvernement wallon, des cabinets ministériels et des organismes d’intérêt public de la Région wallonne ;

• coordonne et développe les bibliothèques des services du Gouvernement wallon et la gestion de la bibliothèque centrale du ou des services du Gouvernement wallon ;

• produit des avis, analyses, études et des recherches sur toute question juridique demandée par les directions générales opérationnelles (DGO) et les directions générales transversales (DGT/SG) et les cabinets ministériels ;

• assure le suivi des contentieux généraux, de fonction publique, de ressources humaines ;

• assure le suivi des contentieux spécifiques à la demande des DGO/DGT/SG et des cabinets ministériels ;

• gère des banques de données juridiques dont Wallex.

 

Missions générales de la Direction de l'Animation et de l'Evaluation des Programmes « Fonds structurels »

  • établit un plan d’évaluation des programmes FEDER mainstream ;
  • lance toute évaluation utile et veille à la prise en compte des recommandations ;
  • stimule les synergies et partenariats, entre Fonds, projets, administrations et bénéficiaires ;
  • définit les modalités de fonctionnement des Comités d’accompagnement des (portefeuilles de) projets, s’assure de leur planification et y participe ;
  • analyse de manière détaillée les informations quantitatives et qualitatives liées aux (portefeuilles de) projets mis en œuvre ;
  • participe au réseau européen d’évaluation ;
  • assure un soutien permanent aux bénéficiaires dans la mise en œuvre de leurs projets :
  • veille à la cohérence entre des projets FEDER et les projets initiés dans d’autres plans stratégiques mis en œuvre par le GW.

 

Comment postuler valablement ?

Pour être recevables, les actes de candidature doivent :

- répondre aux exigences communes et aux exigences reprises dans le profil de la fonction postulée ;

- être adressés par mail pour le 23 mars 2018 au plus tard à l’adresse suivante : nadia.dierbou@spw.wallonie.be (en mentionnant en objet de votre mail la référence suivante : 19-ND-SG-DAE-M56)

- comprendre un CV à jour ;

- comprendre une LETTRE DE MOTIVATION pour le poste concerné (en mentionnant en objet de votre lettre la référence suivante : 19-ND-SG-DAE-M56) ;

- comprendre une COPIE DU DIPLÔME requis.

 

Ultérieurement, un EXTRAIT DE CASIER JUDICIAIRE (cette dernière pièce doit être fournie à l'employeur au plus tard le jour de l'engagement éventuel).

Les dossiers de candidature feront l’objet d’un premier examen par la commission de sélection, destiné à vérifier que les personnes candidates répondent aux exigences susmentionnées.

Une première présélection pourra être effectuée sur base des lettres de motivation et des curriculum vitae. La procédure de sélection pourra comporter plusieurs épreuves successives.

 

 

EXIGENCES COMMUNES POUR TOUT ENGAGEMENT DANS LA FONCTION PUBLIQUE RÉGIONALE.

 

Selon les dispositions de l’article 4 de l’arrêté du Gouvernement wallon du 18.12.2003 relatif aux conditions d’engagement et à la situation administrative et pécuniaire des membres du personnel contractuel, les personnes à engager par contrat de travail doivent satisfaire aux conditions suivantes:

1. jouir des droits civils et politiques ;

2. satisfaire aux lois sur la milice ;

3. justifier de la possession de l’aptitude médicale exigée pour la fonction à exercer ;

4. être porteur d’un diplôme ou d’un certificat d’étude en rapport avec le niveau de l’emploi à conférer;

5. être d’une conduite correspondant aux exigences de l’emploi à pourvoir ; Ces conditions doivent être maintenues tout au long de l’exécution du contrat.

Certificat de milice

Le certificat de milice ne sera pas exigé.

Diplôme obtenu dans un pays autre que la Belgique

Si votre diplôme a été obtenu à l’étranger, vous devez fournir une attestation d’équivalence à un des diplômes requis pour ce poste délivrée par la Fédération Wallonie-Bruxelles (Communauté française de Belgique). Pour plus d'informations, vous pouvez consulter le site d'équivalences de la Fédération Wallonie-Bruxelles.

Connaissance de la langue française

Le candidat doit être titulaire d’un diplôme ou certificat d’études délivré en français par un établissement d’enseignement belge ou de tout autre pays pour autant que l’enseignement attesté ait été donné dans la langue requise. A défaut de pouvoir produire un tel document, vous devez fournir la preuve de la réussite d’un examen linguistique en langue française organisé par Selor. Cette condition doit être remplie au plus tard au moment de l’engagement. Pour plus d'informations, vous pouvez consulter le site de Selor.

Titres de séjour et de travail

Le candidat doit satisfaire aux législations relatives à l’accès au territoire Belge et aux autorisations de travail. Il devra fournir les documents adéquats au plus tard au moment de l’engagement. Pour plus d'informations, vous pouvez consulter le site de l'emploi du Service Public de Wallonie.

Personnes en situation de handicap.

Le Service public de Wallonie (ou nom de l’Organisme d’intérêt général) veille à lutter contre les discriminations et à valoriser les compétences des personnes en situation de handicap.

Si vous souffrez d’un handicap, il vous est possible de demander un aménagement raisonnable de la procédure de sélection. Pour pouvoir en bénéficier, vous devez informer la personne qui réceptionne les candidatures quand vous postulez. Si votre candidature est retenue, vous devrez fournir une attestation et expliquer les adaptations raisonnables dont vous voudriez bénéficier.

 

Conditions d'engagement et de rémunération

L’agent sera engagé dans le cadre d’un contrat à durée indéterminée avec une clause résolutoire (fin du contrat de travail lors de l’entrée effective de l’agent statutaire ; aucune information n’est actuellement disponible quant à cette date d’entrée éventuelle qui mettra fin au contrat d’engagement) .

L’agent bénéficiera du barème de rémunération correspondant au grade B3/1 (rémunération à partir de 1 647,26 €* mensuel net indexé); possibilité de valoriser l’ancienneté acquise dans le secteur privé (maximum 6 années) et dans le secteur public (toutes les années sont prises en compte).

Les membres du personnel bénéficient de chèques-repas, d’une assurance hospitalisation, d’une prime de fin d’année et d’un pécule de vacances. Les frais liés aux parcours domicile/lieu de travail effectués en transport en commun font l’objet d’un remboursement intégral.

 

* Simulateur de paie disponible à l’adresse suivante

 https://spw.fute.segi.ulg.ac.be/ULISWEB/jsp/bruttonet/standalone/BrutToNet.jsp?standalone=true

 

Informations complémentaires

• Concernant la fonction : Madame Catherine MATHOT, Directrice de la Direction de l’Animation et de l’Evaluation des Programmes « Fonds structurels » - catherine.mathot@spw.wallonie.be - 081/32.13.58

 

• Concernant les dossiers de candidature : Madame Nadia DIERBOU, Attachée à la Direction de la Sélection - nadia.dierbou@spw.wallonie.be - 081/24.96.19