1 EXPERT - GESTIONNAIRE "PROTOCOLE ET EVENEMENTS" (M/F/X)

Type d'offre : Contractuel

Statut : Contrat à durée indéterminée

Date de clôture : 09/12/2018

Nombre de postes : 1

Localité : NAMUR (Jambes)

Référence de l'offre : EXP-PRO-EVT/2018/93/2586

Niveau d'études : NIVEAU A (niveau universitaire ou supérieur de type long)

Employeur : Service Public de Wallonie (SPW)

Description de la fonction

Le Service Public de Wallonie recherche un Gestionnaire "protocole et événements" pour la Direction de la communidation externe du Secrétariat général

 

Finalité de la fonction :

Gérer le protocole, les relations publiques, les relations presse et organiser des événements en vue de valoriser l’image et l’expertise de l’administration wallonne.

Domaines d’activités :

1. Approche protocolaire

Cette fonction devra assurer la coordination, l’organisation et la supervision des tâches afférentes au protocole tout en apportant l’expertise aux partenaires et aux parties prenantes et collaborer aux demandes des autorités (niveau international, européen, national) afin de satisfaire aux exigences protocolaires.

Cette fonction sera appelée à travailler en collaboration avec les cabinets ministériels et les différentes institutions de la région.

Les tâches peuvent notamment être les suivantes :

  • Réaffirmer la fonction de représentation du SPW dans les rencontres internationales, européennes et belges ;
  • Assurer la communication et les contacts presse ;
  • Apporter sa contribution à l’accueil de délégations étrangères et/ou les hauts fonctionnaires lors de manifestations organisées notamment par le SPW;
  • Appliquer le protocole lors de visites de délégations étrangères et/ou des hauts fonctionnaires au SPW ;
  • Contribuer à la gestion logistique des missions protocolaires (réservation, outils adéquats, conseils,..) ;
  • Participer à la gestion et à la communication des dossiers relatifs aux ordres et décorations (notamment mérite wallon).

2. Approche Relations publiques

Les activités de relations publiques passent notamment par la participation au développement et à la promotion d’une image positive de l’administration et à faire connaître les différents services et missions de l’administration auprès de la population et auprès de la presse en particulier.

Les tâches peuvent notamment être les suivantes :

  • Assurer les relations presse du Service public de wallonie ;
  • Gérer le compte twitter du SPW;
  • Promouvoir l’image de l’administration en participant à la cohérence de l’information sur les supports digitaux et en participant à des foires, des événements, des salons, des portes ouvertes, des célébrations,… ;
  • Assurer un support à la communication de crise.

3. Approche organisation événements

La valorisation d’une institution telle que le SPW et la réaffirmation de l’identité wallonne nécessitent l’organisation, la planification, l’élaboration et la coordination d’événements ponctuels ou récurrents régionaux, communautaires ou encore nationaux et internationaux en ce compris les aspects logistiques et de communication tout en développent des réseaux professionnels.

L’objectif, dans une optique de professionnalisation, est de :

  • garantir la qualité organisationnelle de chacun de ces événements,
  • donner plus de cohérence à ces événements en termes d’image,
  • augmenter l’impact notamment médiatique de ces événements,
  • réduire les coûts de production de ces événements.

Les tâches peuvent notamment être les suivantes :

  • Elaborer et organiser des événements ponctuels ou récurrents valorisant l’image de la Wallonie et mettant en évidence le savoir-faire du SPW ;
  • Développer et entretenir des contacts avec les partenaires ;
  • Assurer les contacts presse.

Lieu de travail : NAMUR (Jambes)

 

 

 

Profil recherché

Diplôme :

Vous possédez l’un des diplômes suivants :

  • Master/licence en Sciences politiques
  • Master/licence en  Administration publique
  • Master/licence en sciences administratives
  • Master/licence en communication appliquée
  • Master/licence en communication multilingue
  • Master/licence en information et communication
  • Master/licence en information et arts de diffusion

Expérience :

Les candidats devront disposer :

  • d’une expérience minimale de 8 années d’expérience professionnelle (secteur privé et/ou public) ;
  • d’une expérience avérée de 5 années en matière de protocole et/ou de relations publiques et/ou d’organisation d’événements en lien avec la fonction.

Compétences techniques :

  • avis technique – Emettre des avis techniques argumentés et pertinents sur les matières en lien avec la fonction à savoir :
    • le protocole ;
    • les relations publiques ;
    • la gestion évènementielle ;
    • les relations avec les journalistes ;
    • la communication digitale et l’utilisation des réseaux sociaux ;
    • le paysage administratif et politique belge ;
    • les marchés publics;
  • conduite de réunions – Planifier, organiser et animer des réunions en permettant à chacun de s’exprimer;
  • techniques de management – Utiliser des méthodes et des techniques de management (organisation du travail, gestion d’équipe, gestion de conflit, leadership, gestion de projet, gestion de la qualité, outils informatiques spécifiques,…).

 

Compétences comportementales :

  • Communication – Communiquer avec autrui en s’assurant de la compréhension de l’information reçue et transmise;
  • Communication institutionnelle – Adopter une communication cohérente, exempte de contradiction et qui respecte la position de l’autorité;
  • Gestion du stress – Demeurer efficace en situation de stress en conservant sa capacité à prendre des décisions réfléchies et en maîtrisant ses émotions;
  • Collaboration – Coopérer avec des acteurs internes et/ou externes en favorisant les échanges et en étant attentif aux objectifs communs;
  • Planification du travail – Organiser son travail en tenant compte des délais et des priorités;
  • Prise d’initiatives – Mettre en place de sa propre initiative des actions en prenant en considération les impacts;
  • Gestion de réseaux relationnels – Entretenir activement des relations formelles et informelles et/ou établir des réseaux professionnels avec des personnes ressources;
  • Agir de manière orientée service – Accompagner les clients internes et externes de manière transparente, intègre et objective, leur fournir un service personnalisé et entretenir des contacts constructifs;
  • Vision stratégique – concevoir une vision à long terme dans une perspective d’amélioration continue.

Atouts

  • Langue étrangère – s’exprimer oralement et par écrit en langue anglaise;
  • Langue étrangère – s’exprimer oralement et par écrit en langue néerlandaise.

 

Employeur détail

Missions du Secrétariat général

  • coordonne les dossiers, les projets transversaux et/ou stratégiques qui lui sont confiés par le Gouvernement wallon ;
  • assure un rôle d’interface entre le Gouvernement et l’ensemble des services administratifs ;
  • représente à l’extérieur l’ensemble de l’administration wallonne, sans préjudice de la représentation spécifique d’autres mandataires ;
  • gère les services intégrés au Secrétariat général ainsi que les ressources y affectées :
    • la chancellerie ;
    • la traduction ;
    • la communication ;
    • l’audit administratif de fonctionnement ;
    • l’audit financier ;
    • les fonds structurels ;
    • la gestion du personnel de l’organisation ;
  • assure :
    • la gestion administrative et pécuniaire du personnel des services du Gouvernement wallon ;
    • l’organisation et le suivi des stages des agents ;
    • l’organisation et la gestion des chambres de recours ;
    • le secrétariat du comité de secteur XVI et le suivi des contacts avec les organisations syndicales ;
    • toute autre mission relative au personnel et à la gestion des ressources humaines ;
  • organise :
    • le recrutement en collaboration avec SELOR ;
    • l’engagement du personnel contractuel pour les services du Gouvernement wallon ;
    • les diverses formations du personnel ;
    • les examens de promotion ;
  • coordonne au niveau décrétal et réglementaire les aspects des politiques de gestion des ressources humaines pour les services du Gouvernement et les  organismes d’intérêt public ;
  • gère la prévention et la protection au travail ;
  • gère les archives administratives des services du Gouvernement wallon, des cabinets ministériels et des organismes d’intérêt public de la Région wallonne ;
  • coordonne et développe les bibliothèques des services du Gouvernement wallon et la gestion de la bibliothèque centrale du ou des services du Gouvernement wallon;
  • produit des avis, analyses, études et des recherches sur toute question juridique demandée par les directions générales opérationnelles (DGO) et les directions générales transversales (DGT/SG) et les cabinets ministériels ;
  • assure le suivi des contentieux généraux, de fonction publique, de ressources humaines ;
  • assure le suivi des contentieux spécifiques à la demande des DGO/DGT/SG et des cabinets ministériels ;
  • gère des banques de données juridiques dont Wallex.

 

Missions du Département de la communication et de la Direction de la communication externe

Le département de la communication a pour mission de mettre en œuvre la politique de communication générique, de documentation générique et d'archivage du SPW.

Les missions de la Direction de la communication externe sont :

  • conçoit des stratégies de communication, coordination ou organise des actions de communication (campagnes, évènements,…) mettant en avant l’offre de services de l’administration ;
  • Accompagne les directions générales dans leurs communications: traite, diffuse les infos, amplifie les messages via les canaux d’information génériques (Vivre la Wallonie, le portail Wallonie et SPW, les réseaux sociaux, les foires et salons,…) ;
  • Soutient et accompagne les campagnes gouvernementales ;
  • Organise les actions illustrant les compétences, le savoir-faire et les talents de la Wallonie ;
  • Collecte, traite et diffuse les informations utiles et pertinentes pour le grand public ;
  • Édite le magazine d’info service « Vivre la Wallonie », gère le portail Wallonie.be et anime les réseaux sociaux génériques ;
  • Gère les contacts avec le citoyen via l’animation des services de proximité : Espaces Wallonie et le centre d’appels « coupole » 1718/1719 ;
  • Gère le protocole ;
  • Gère les relations avec la presse (fonction de porte-parole) ;
  • Anime le réseau des communicants du SPW et de la plate-forme régionale de communication ;
  • Assure un support à la communication de crise

 

 

 

Comment postuler valablement ?

Pour être recevables, les actes de candidature doivent :

  • répondre aux exigences communes et aux exigences reprises dans le profil de la fonction postulée ;
  • être adressés à la direction de la sélection pour le 9/12/2018 au plus tard via le formulaire en ligne ;
  • comprendre un CV à jour, et permettant d’identifier clairement les expériences utiles à la fonction et leur durée ;
  • comprendre une LETTRE DE MOTIVATION spécifique à la fonction, avec la référence : EXP-PRO-EVT/2018/93/2586 et annexée au formulaire en ligne ;
  • comprendre une COPIE DU DIPLÔME requis pour la fonction annexée au formulaire en ligne ;

 

Ultérieurement, un EXTRAIT DE CASIER JUDICIAIRE sera demandé à l’agent (cette dernière pièce doit être fournie à l'employeur au plus tard le jour de l'engagement éventuel).

Les dossiers de candidature feront l’objet d’un premier examen par la commission de sélection, destiné à vérifier que les personnes candidates répondent aux exigences générales, de qualification et d’expérience susmentionnées.

Une première présélection pourra être effectuée sur base des lettres de motivation et des curriculum vitae. La procédure de sélection pourra comporter plusieurs épreuves successives.

Les actes de candidatures se feront en ligne. Si vous éprouvez des difficultés concernant votre candidature en ligne, vous pouvez nous contacter au 081/24.96.40.

                                                                                                                              

EXIGENCES COMMUNES POUR TOUT ENGAGEMENT DANS LA FONCTION PUBLIQUE RÉGIONALE.

Selon les dispositions de l’article 4 de l’arrêté du Gouvernement wallon du 18.12.2003 relatif aux conditions d’engagement et à la situation administrative et pécuniaire des membres du personnel contractuel, les personnes à engager par contrat de travail doivent satisfaire aux conditions suivantes:

1. jouir des droits civils et politiques ;

2. satisfaire aux lois sur la milice ;

3. justifier de la possession de l’aptitude médicale exigée pour la fonction à exercer ;

4. être porteur d’un diplôme ou d’un certificat d’étude en rapport avec le niveau de l’emploi à conférer;

5. être d’une conduite correspondant aux exigences de l’emploi à pourvoir ; Ces conditions doivent être maintenues tout au long de l’exécution du contrat.

Certificat de milice

Le certificat de milice ne sera pas exigé.

Diplôme obtenu dans un pays autre que la Belgique

Si votre diplôme a été obtenu à l’étranger, vous devez fournir une attestation d’équivalence à un des diplômes requis pour ce poste délivrée par la Fédération Wallonie-Bruxelles (Communauté française de Belgique). Pour plus d'informations, vous pouvez consulter le site d'équivalences de la Fédération Wallonie-Bruxelles.

Connaissance de la langue française

Le candidat doit être titulaire d’un diplôme ou certificat d’études délivré en français par un établissement d’enseignement belge ou de tout autre pays pour autant que l’enseignement attesté ait été donné dans la langue requise. A défaut de pouvoir produire un tel document, vous devez fournir la preuve de la réussite d’un examen linguistique en langue française organisé par Selor. Cette condition doit être remplie au plus tard au moment de l’engagement. Pour plus d'informations, vous pouvez consulter le site de Selor.

Titres de séjour et de travail

Le candidat doit satisfaire aux législations relatives à l’accès au territoire Belge et aux autorisations de travail. Il devra fournir les documents adéquats au plus tard au moment de l’engagement. Pour plus d'informations, vous pouvez consulter le site de l'emploi du Service Public de Wallonie.

Personnes en situation de handicap.

Le Service public de Wallonie (ou nom de l’Organisme d’intérêt général) veille à lutter contre les discriminations et à valoriser les compétences des personnes en situation de handicap.

Si vous souffrez d’un handicap, il vous est possible de demander un aménagement raisonnable de la procédure de sélection. Pour pouvoir en bénéficier, vous devez informer la personne qui réceptionne les candidatures quand vous postulez. Si votre candidature est retenue, vous devrez fournir une attestation et expliquer les adaptations raisonnables dont vous voudriez bénéficier.

 

Conditions d'engagement et de rémunération

L’agent sera engagé dans le cadre d’un contrat à durée indéterminée.

Il bénéficiera du barème de rémunération correspondant au grade A5/1 (pour information, le montant mensuel brut indexé pour 8 années d’ancienneté est de 4 252,83 € ); sous réserve de la délivrance des attestations d’occupation y relatives, il sera fait application de l'art. 238, du Code de la Fonction publique wallonne pour valoriser l'expérience professionnelle minimale requise.

Les membres du personnel bénéficient de chèques-repas, d’une assurance hospitalisation, d’une prime de fin d’année et d’un pécule de vacances. Les frais liés aux parcours domicile/lieu de travail effectués en transport en commun font l’objet d’un remboursement intégral.

Simulateur de paie - également accessible via notre site http://recrutement.wallonie.be dans l'onglet « conditions de travail » - rubrique « rémunérations et avantages »

Informations complémentaires

  • Concernant la fonction : Madame Joëlle DEGLIN, Directrice – Direction de la communication externe – 081/321 437 – joelle.deglin@spw.wallonie.be
  • Concernant les dossiers de candidature : Madame Gisèle Warichet, Chargée de sélection – Direction de la sélection – 081/249 719 – gisele.warichet@spw.wallonie.be