1 COLLABORATEUR ADMINISTRATIF - Secrétriat général (M/F/X)

Type d'offre : Contractuel

Statut : Contrat à durée déterminée

Date de clôture : 26/03/2018

Nombre de postes : 1

Localité : CHARLEROI

Référence de l'offre : 416/18/RE

Niveau d'études : NIVEAU B (niveau graduat - baccalauréat)

Employeur : Agence pour une Vie de Qualité - Famille-Santé-Handicap (AVIQ)

Description de la fonction

Finalité(s) de la fonction :

Assurer la circulation optimale des documents vers les différentes instances externes et les services internes à l’Agence et plus particulièrement le secrétariat mensuel d’instances, le traitement du courrier et la relecture de signataires.

 

Domaines principaux d'activités :

• Traiter les courriers entrants et sortants (trier, scanner, indicater, dispatcher, etc.);

• Gérer les signataires (relire leur contenu, veiller à la forme administrative, etc.);

• Traiter et coordonner les notes relatives aux instances de gestion externes et internes;

• Assurer avec l’équipe en place l’organisation des réunions relatives aux instances de gestion de l’Agence;

• Réserver des salles de réunion, inviter des participants, etc.;

• Assurer la diffusion des documents de travail via les plateformes électroniques à destination des instances de gestion et des documents dérivés (PV, synthèses des décisions INTRANET, etc.) ;

• Assurer la prise de notes, la rédaction et la publication de procès-verbaux et comptes-rendus de réunions;

• Assurer le traitement et le suivi des demandes ministérielles : notes vertes, questions parlementaires;

• Rédiger des courriers;

• Traiter les emails entrants via l’adresse générale de l’Agence (info@aviq.be);

• Répondre aux demandes de renseignements internes et externes (membres des instances, secrétariat des branches par exemple);

• Travailler à la mise en place d’une gestion électronique des documents. • Assurer le classement ou l’archivage des documents traités.

 

Lieu de travail : Charleroi

 

Profil recherché

Diplôme :

Bachelier/Gradué en secrétariat de direction (ou diplôme apparenté).

Compétences techniques :

- Rédiger - Vous maîtrisez la langue française et vos capacités rédactionnelles ne font aucun doute;

- Informatique - Vous maitrisez les outils informatiques de base (Traitement de texte, Outlook, classeur Excel, etc.) et vous êtes particulièrement à l’aise avec l’utilisation d’Excel.

 

Compétences comportementales :

- Faire preuve de fiabilité - Vous gérez les dossiers et notes en toute confidentialité ;

- Autonomie – Vous êtes autonome ;

- Agir de manière orientée service – Vous faites preuve du sens du service ;

- Collaboration – Vous êtes collaborant ;

- Planification - Vous savez fixer des priorités et respecter des échéances ;

- Adaptabilité - Vous faites preuve de flexibilité. Vous pouvez, par exemple, rester plus tard pour des réunions tardives ;

- Rigueur – Vous faites preuve de rigueur méthodologique et organisationnelle ;

- Travailler en équipe – Vous faites preuve d’un bon esprit d’équipe ;

- Créativité – Vous faites preuve de créativité ;

- Initiative – Vous êtes capable de prendre des initiatives.

 

Conditions particulières : Expérience en prise de notes, rédaction de procès-verbaux souhaitée.

 

Employeur détail

Missions générales

L’AViQ, l’Agence pour une Vie de Qualité, est un organisme d’intérêt public (OIP) autonome gérant les compétences de la santé, du bien-être, de l’accompagnement des personnes âgées, du handicap et des allocations familiales.

 

Missions de la direction 

Le Secrétariat général assure la centralisation des courriers entrants à l’Agence et la circulation optimale des documents vers les différentes instances externes et les services internes à l’Agence

Comment postuler valablement ?

Pour être recevables, les actes de candidature doivent :

- répondre aux exigences communes et aux exigences reprises dans le profil de la fonction postulée ;

- être adressés à l’AViQ – Ressources humaines pour le 26 mars 2018 au plus tard :

o par mail à Ressources humaines : recrutement@aviq.be

o par courrier postal (Ressources humaines AVIQ, rue de la Rivelaine, 21 à 6061 Charleroi).

- comprendre un CV à jour ;

- comprendre une LETTRE DE MOTIVATION spécifique à la fonction, avec la référence : 416/18/RE ;

- comprendre une COPIE DU DIPLÔME requis pour la fonction.

 

Une première sélection se fera sur base des candidatures reçues. Au-delà de 50 candidatures reçues, le gestionnaire des ressources humaines se réserve le droit de clôturer l’offre d’emploi.

Seules ces 50 premières candidatures seront prises en compte dans la sélection. Les candidats correspondant le mieux au profil requis seront invités par téléphone à un jury de sélection.

Un test écrit pourra compléter l’entretien devant le jury de sélection Toutes les épreuves seront organisées au sein de l’administration centrale de l’AViQ (nos bâtiment sont accessibles aux personnes à mobilités réduites, des places de parking sont prévues à cet effet).

Si vous avez besoin d’adaptation des modalités de sélection / recrutement, vous pouvez contacter Mme Alice NOIRET soit par mail (alice.noiret@aviq.be) soit par téléphone au 071/33.78.70

 

EXIGENCES COMMUNES POUR TOUT ENGAGEMENT DANS LA FONCTION PUBLIQUE RÉGIONALE

 

Selon les dispositions de l’article 4 de l’arrêté du Gouvernement wallon du 18.12.2003 relatif aux conditions d’engagement et à la situation administrative et pécuniaire des membres du personnel contractuel, les personnes à engager par contrat de travail doivent satisfaire aux conditions suivantes :

1. jouir des droits civils et politiques ;

2. satisfaire aux lois sur la milice ;

3. justifier de la possession de l’aptitude médicale exigée pour la fonction à exercer ;

4. être porteur d’un diplôme ou d’un certificat d’étude en rapport avec le niveau de l’emploi à conférer ;

5. être d’une conduite correspondant aux exigences de l’emploi à pourvoir ;

Ces conditions doivent être maintenues tout au long de l’exécution du contrat.

 

Certificat de milice

Le certificat de milice ne sera pas exigé.

 

Diplôme obtenu dans un pays autre que la Belgique

Si votre diplôme a été obtenu à l’étranger, vous devez fournir une attestation d’équivalence à un des diplômes requis pour ce poste délivrée par la Fédération Wallonie-Bruxelles (Communauté française de Belgique). Pour plus d'informations, vous pouvez consulter le site d'équivalences de la Fédération Wallonie-Bruxelles.

 

EXCEPTION POUR LE DIPLÔME DE DROIT

Si votre diplôme de droit a été obtenu à l’étranger, vous devez fournir une attestation d’équivalence de niveau générique du niveau d’études requis (master) délivrée par la Fédération Wallonie-Bruxelles. Cette équivalence doit cependant clairement mentionner le fait que ce grade générique a été délivré sur base d'un diplôme dans une orientation en droit obtenu dans un établissement universitaire (ou équivalent). Pour les détenteurs d’une équivalence générique valide, une expérience professionnelle spécifique de 2 ans dans le domaine du droit belge est requise.

 

Connaissance de la langue française

Le candidat doit être titulaire d’un diplôme ou certificat d’études délivré en français par un établissement d’enseignement belge ou de tout autre pays pour autant que l’enseignement attesté ait été donné dans la langue requise. A défaut de pouvoir produire un tel document, vous devez fournir la preuve de la réussite d’un examen linguistique en langue française organisé par Selor. Cette condition doit être remplie au plus tard au moment de l’engagement. Pour plus d'informations, vous pouvez consulter le site de Selor.

 

Titres de séjour et de travail

Le candidat doit satisfaire aux législations relatives à l’accès au territoire Belge et aux autorisations de travail. Il devra fournir les documents adéquats au plus tard au moment de l’engagement. Pour plus d'informations, vous pouvez consulter le site de l'emploi du Service Public de Wallonie.

 

Personnes en situation de handicap

Le Service public de Wallonie (ou nom de l’Organisme d’intérêt général) veille à lutter contre les discriminations et à valoriser les compétences des personnes en situation de handicap. Si vous souffrez d’un handicap, il vous est possible de demander un aménagement raisonnable de la procédure de sélection. Pour pouvoir en bénéficier, vous devez informer la personne qui réceptionne les candidatures quand vous postulez. Si votre candidature est retenue, vous devrez fournir une attestation et expliquer les adaptations raisonnables dont vous voudriez bénéficier.

 

Conditions d'engagement et de rémunération

L’agent sera engagé dans le cadre d’un contrat de remplacement à durée déterminée de 6 mois.

Il bénéficiera du barème de rémunération correspondant au grade B3 (à partir de 26 522.92 € annuel brut indexé); avec possibilité de valoriser l’ancienneté acquise dans le secteur privé (maximum 6 années) et dans le secteur public (toutes les années sont prises en compte).

Les membres du personnel bénéficient de chèques-repas (6,60€), de nombreux avantages et réductions octroyés grâce à la carte de membre du service social des services du Gouvernement wallon, de nombreuses possibilités de formations, d’une assurance hospitalisation gratuite pour le membre du personnel et à des conditions avantageuses pour les membres de sa famille, de la gratuité des transports en commun pour le trajet domicile-lieu de travail, d’une indemnité pour les déplacements en vélo, de 27 jours de congés par année de travail (congés pro-mérités proportionnels aux prestations de l’année en cours), d’autres avantages spécifiques au service public permettant une qualité de vie en adéquation avec le travail.

 

Simulateur de paie

http://ulisspw.segi.be/ULISWEB/jsp/bruttonet/standalone/BrutToNet.jsp?standalone=true

Informations complémentaires

  • Concernant la fonction : Madame Malika EL BOUREZGUI, Responsable de service - Secrétariat général - 071/33.78.24 - malika.elbourezgui@aviq.be

 

  • Concernant les dossiers de candidature : Monsieur Nicolas MOUCHART, collaborateur administratif – ressources humaines – 071/337.713 – nicolas.mouchart@aviq.be