1 ASSISTANT ADMINISTRATIF FORMATION (M/F/X)

Type d'offre : Contractuel

Statut : Contrat à durée indéterminée

Date de clôture : 23/06/2018

Nombre de postes : 1

Localité : NAMUR

Référence de l'offre : appui form 0618

Niveau d'études : NIVEAU C (niveau secondaire supérieur)

Employeur : Ecole d'Administration Publique (EAP)

Description de la fonction

Finalité(s) de la fonction :

Assurer le support administratif, logistique et pratique des formations et des projets

 

Domaines principaux d'activités :

Accueillir les participants

o Accueillir les participants ;

o Préparer les feuilles de présence et les remettre au formateur ;

o Accueillir les participants aux formations, prendre les présences, les encoder et en assurer le suivi en coordination avec les chefs de projets ;

Gérer les formations (dans la plateforme de gestion des formations)

o Créer les sessions de formations ;

o Encoder les notifications d’invitation, de convocation et d’attestation dans la plateforme de gestion des formations ;

o Encoder toutes les informations relatives à une session de formation (agent, formateur, nombre de session, nombre de groupes, budget,….) ;

o Planifier les notifications relatives à l’évaluation des formations dans la plateforme ;

o Encoder les justificatifs d’absence dans la plateforme ;

o Récolter les avis des évaluations, particulièrement, les aspects logistiques et en retirer l’essentiel afin d’émettre des recommandations d’amélioration ;

o S’assurer des envois nécessaires aux participants, supérieurs hiérarchiques et formateurs ;

o Mettre en page le catalogue de formation, les présentations, les syllabus, etc

Participer à la logistique des formations et / ou projets

o Installer le matériel nécessaire ;

o Réaliser et s’assurer de la qualité des photocopies, des reliures, du classement. ;

o Réserver, préparer les salles et les remettre en ordre ;

o S'assurer du bien-être des intervenants et participants ;

o S'assurer que le matériel défectueux est mis en réparation et faire le suivi

 

 

Lieu de travail : NAMUR

 

 

Profil recherché

Diplôme :

  • Disposer d’un diplôme de secondaire supérieur ou être titulaire d’une fonction de niveau C (RW) ou niveau 3 (FWB) ou donnant accès au métier 60
  • Disposer d’une expérience professionnelle de minimum trois ans dans le domaine de la formation.

 

Compétences techniques :

  • La connaissance des administrations wallonnes et de la fédération Wallonie Bruxelles est un atout

Compétences comportementales :

  • S’adapter : Adopter une attitude souple face aux changements, et s'adapter aux circonstances changeantes et à des situations variées.
  • Travailler en équipe : créer et améliorer l'esprit d'équipe en partageant ses avis et ses idées et en contribuant à la résolution de conflits entre collaborateurs, encourager la coopération et la motivation des agents.
  • Agir de manière orientée service : accompagner des contacts internes et externes de manière transparente, intègre et objective, leur fournir un service personnalisé et entretenir des contacts constructifs.
  • Résoudre des problèmes : traiter et résoudre les problèmes de manière autonome, chercher des alternatives et mettre en œuvre les solutions.
  • Atteindre les objectifs : s'impliquer et démontrer de la volonté et de l'ambition afin de générer des résultats, initier des actions ciblées afin de mettre en œuvre les décisions et assumer la responsabilité de la qualité des actions entreprises.
  • Structurer le travail : structurer son travail en fixant les priorités et en accomplissant une multitude de tâches différentes de façon systématique.
  • S’auto-développer : planifier et gérer de manière active son propre développement en fonction de ses possibilités, intérêts et ambition, en remettant en question de façon critique son propre fonctionnement et en s'enrichissant continuellement par de nouvelles idées et approches, compétences et connaissances.
  • Communication écrite et orale : s'exprimer de manière claire et compréhensible, s’adapter à son interlocuteur, transmettre son message de manière concise et précise.
  • Faire preuve de fiabilité : agir de manière intègre, conformément aux attentes de l'organisation, assurer un feedback régulier, respecter la confidentialité et les engagements et éviter toute forme de partialité.

 

 

Employeur détail

Missions générales de l’EAP

 

PRÉSENTATION DE L’ECOLE

L’Ecole d’administration publique Wallonie-Bruxelles (ci-après l’Ecole) est un organisme d’intérêt public, doté de la personnalité juridique et classé parmi les organismes de la catégorie B au sens de la loi du 16 mars 1954 relative au contrôle de certains organismes d’intérêt public.

Les locaux de l’Ecole se situent à Namur, rue d’Harscamp 11.

L’Ecole répartit ses activités de formation sur plusieurs sites, sur les territoires de la Région wallonne et de la Région de Bruxelles-capitale.

L’Ecole, en s’appuyant sur les structures existantes, doit coordonner et impulsera, au niveau de la Fédération Wallonie-Bruxelles et de la Région wallonne, une véritable culture du management public.

Les formations organisées par l’Ecole sont ouvertes aux agents de la fonction publique communautaire, régionale et locale ainsi que, pour les formations relatives aux mandataires, aux candidats éventuels à ces fonctions.

L’Ecole est chargée de concevoir, planifier, mettre en œuvre et assurer le suivi d’une politique de formation, comprenant la formation initiale, la formation de carrière et la formation continue transversale du personnel.

L’équipe est actuellement composée de 40 personnes.

 

 

Comment postuler valablement ?

Pour être recevables, les actes de candidature doivent :

- répondre aux exigences communes et aux exigences reprises dans le profil de la fonction postulée ;

- être adressés à l’Ecole d’administration publique Wallonie-Bruxelles pour le 23 juin 2018 au plus tard par mail à l’adresse job@eap-wb.be ;

- comprendre un CV à jour ;

- comprendre une LETTRE DE MOTIVATION spécifique à la fonction, avec la référence : « Appui form 0618»;

- comprendre une COPIE DU DIPLÔME requis pour la fonction ;

 

Ultérieurement, un EXTRAIT DE CASIER JUDICIAIRE sera demandé à l’agent (cette dernière pièce doit être fournie à l'employeur au plus tard le jour de l'engagement éventuel).

Les dossiers de candidature feront l’objet d’un premier examen par la commission de sélection, destiné à vérifier que les personnes candidates répondent aux exigences générales, de qualification et d’expérience susmentionnées.

Une première présélection pourra être effectuée sur base des lettres de motivation et des curriculum vitae. La procédure de sélection pourra comporter plusieurs épreuves successives.

 

 

EXIGENCES COMMUNES POUR TOUT ENGAGEMENT DANS LA FONCTION PUBLIQUE RÉGIONALE.

Selon les dispositions de l’article 4 de l’arrêté du Gouvernement wallon du 18.12.2003 relatif aux conditions d’engagement et à la situation administrative et pécuniaire des membres du personnel contractuel, les personnes à engager par contrat de travail doivent satisfaire aux conditions suivantes:

1. jouir des droits civils et politiques ;

2. satisfaire aux lois sur la milice ;

3. justifier de la possession de l’aptitude médicale exigée pour la fonction à exercer ;

4. être porteur d’un diplôme ou d’un certificat d’étude en rapport avec le niveau de l’emploi à conférer;

5. être d’une conduite correspondant aux exigences de l’emploi à pourvoir ; Ces conditions doivent être maintenues tout au long de l’exécution du contrat.

Certificat de milice

Le certificat de milice ne sera pas exigé.

Diplôme obtenu dans un pays autre que la Belgique

Si votre diplôme a été obtenu à l’étranger, vous devez fournir une attestation d’équivalence à un des diplômes requis pour ce poste délivrée par la Fédération Wallonie-Bruxelles (Communauté française de Belgique). Pour plus d'informations, vous pouvez consulter le site d'équivalences de la Fédération Wallonie-Bruxelles.

Connaissance de la langue française

Le candidat doit être titulaire d’un diplôme ou certificat d’études délivré en français par un établissement d’enseignement belge ou de tout autre pays pour autant que l’enseignement attesté ait été donné dans la langue requise. A défaut de pouvoir produire un tel document, vous devez fournir la preuve de la réussite d’un examen linguistique en langue française organisé par Selor. Cette condition doit être remplie au plus tard au moment de l’engagement. Pour plus d'informations, vous pouvez consulter le site de Selor.

Titres de séjour et de travail

Le candidat doit satisfaire aux législations relatives à l’accès au territoire Belge et aux autorisations de travail. Il devra fournir les documents adéquats au plus tard au moment de l’engagement. Pour plus d'informations, vous pouvez consulter le site de l'emploi du Service Public de Wallonie.

Personnes en situation de handicap.

Le Service public de Wallonie (ou nom de l’Organisme d’intérêt général) veille à lutter contre les discriminations et à valoriser les compétences des personnes en situation de handicap.

Si vous souffrez d’un handicap, il vous est possible de demander un aménagement raisonnable de la procédure de sélection. Pour pouvoir en bénéficier, vous devez informer la personne qui réceptionne les candidatures quand vous postulez. Si votre candidature est retenue, vous devrez fournir une attestation et expliquer les adaptations raisonnables dont vous voudriez bénéficier.

 

Conditions d'engagement et de rémunération

L'agent sera engagé dans le cadre d’un contrat d’engagement contractuel à durée indéterminée

Ils bénéficieront du barème de rémunération correspondant au grade C3 (à partir de 22 872,68 € annuel brut indexé); avec possibilité de valoriser l’ancienneté acquise dans le secteur privé (maximum 6 années) et dans le secteur public (toutes les années sont prises en compte).

Les membres du personnel bénéficient de chèques-repas, d’une assurance hospitalisation, d’une prime de fin d’année et d’un pécule de vacances. Les frais liés aux parcours domicile/lieu de travail effectués en transport en commun font l’objet d’un remboursement intégral.

 

Simulateur de paie

https://spw.fute.segi.ulg.ac.be/ULISWEB/jsp/bruttonet/standalone/BrutToNet.jsp?standalone=true

 

 

 

Informations complémentaires

Concernant la fonction  : Madame Nuria LEAL , GRH - EAP – 081/32.66.65 – job@eap-wb.be

Concernant les dossiers de candidature : Madame Françoise MOREAU, Assistante RH - EAP - 081/32 65 83 - f.moreau@eap-wb.be