1 ASSISTANTE DE DIRECTION (M/F/X)

Type d'offre : Contractuel

Statut : Contrat à durée indéterminée (avec clause résolutoire)

Date de clôture : 03/08/2018

Nombre de postes : 1

Localité : NAMUR

Référence de l'offre : Assdir290618

Niveau d'études : NIVEAU B (niveau graduat - baccalauréat)

Employeur : Ecole d'Administration Publique (EAP)

Description de la fonction

Finalité(s) de la fonction :

  • Vous êtes le bras droit de la mandataire et vous vous alignez sur les objectifs qu’elle doit atteindre, Ainsi, vous établissez une relation de confiance avec elle et développez une collaboration dynamique.
  • Vous apportez une aide permanente à la mandataire en matière d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers.
  • Vous assurez la relation avec les Cabinets ministériels, les services utilisateurs (SPW, MFWB et OIP), les usagers, les prestataires de services et les directions de l’Ecole.

 

Domaines principaux d'activités :

  • Vous préparez les ordres du jour et rédigez les procès-verbaux des organes de gestion de l’Ecole et vous assurez le suivi des décisions prises
  • Vous rédigez et mettez en page des rapports et longs documents sous différents formats (word, powerpoint, pdf)
  • Vous assurez le suivi du planning global de l’Ecole, du reporting des directions et services vers la Direction générale
  • Vous assurez le suivi des demandes des Cabinets ministériels, des Commissaires de Gouvernements, des Secrétaires généraux et des fonctionnaires dirigeants des administrations
  • Vous organisez l’agenda et fixez des rendez-vous en fonction des priorités.
  • Vous rédigez des courriers et notes internes ou externes
  • Vous gérez le courrier entrant et sortant ainsi que les appels téléphoniques.
  • Vous organisez des événements (réunions, conférences, …)
  • Vous assurez le classement et le suivi des dossiers.
  • Vous assurez la bonne gestion du secrétariat en collaboration avec le secrétariat des deux directions en place

 

Domaines complémentaires d'activités :

  • Vous dépendez directement de la Direction générale.
  • Soutien administration aux directeurs et coordinations.

 

Lieu de travail : NAMUR

 

 

Profil recherché

Diplôme :

  • Diplôme de l’enseignement supérieur de type court (graduat/baccalauréat en secrétariat de direction de préférence ou autre donnant accès au métier 36 de la Fonction publique wallonne.
  • Expérience minimum de trois dans une fonction analogue.
  • Expérience dans le service public est un aout.

 

Compétences techniques :

  • Excellente maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Outlook, Powerpoint et Access) est indispensable.
  • Rédaction et maîtrise de longs documents
  • Connaissances des procédures et des techniques d’un secrétariat de direction.
  • Excellentes capacités à communiquer oralement et par écrit

 

Compétences comportementales :

  • Analyser l’information : Analyser de manière ciblée les données et juger d'un œil critique l'information.
  • Structurer le travail : Structurer son travail en fixant les priorités et en accomplissant une multitude de tâches différentes de façon systématique.
  • Résoudre des problèmes : Traiter et résoudre les problèmes de manière autonome, chercher des alternatives et mettre en œuvre les solutions.
  • Agir de manière orientée service : accompagner des contacts internes et externes de manière transparente, intègre et objective, leur fournir un service personnalisé et entretenir des contacts constructifs.
  • Faire preuve de fiabilité et discrétion : Agir de manière intègre, conformément aux attentes de l'organisation, respecter la confidentialité et les engagements et éviter toute forme de partialité.

 

 

 

Employeur détail

Missions générales de l’EAP

Présentation de l’Ecole

L’Ecole d’administration publique Wallonie-Bruxelles (ci-après l’Ecole) est un organisme d’intérêt public, doté de la personnalité juridique et classé parmi les organismes de la catégorie B au sens de la loi du 16 mars 1954 relative au contrôle de certains organismes d’intérêt public.

Les locaux de l’Ecole se situent à Namur, rue d’Harscamp 11. L’Ecole répartit ses activités de formation sur plusieurs sites, sur les territoires de la Région wallonne et de la Région de Bruxelles-capitale.

L’Ecole, en s’appuyant sur les structures existantes, doit coordonner et impulsera, au niveau de la Fédération Wallonie-Bruxelles et de la Région wallonne, une véritable culture du management public.

Les formations organisées par l’Ecole sont ouvertes aux agents de la Fonction publique communautaire, régionale et locale ainsi que, pour les formations relatives aux mandataires, aux candidats éventuels à ces fonctions.

L’Ecole est chargée de concevoir, planifier, mettre en œuvre et assurer le suivi d’une politique de formation, comprenant la formation initiale, la formation de carrière et la formation continue transversale du personnel.

L’équipe est actuellement composée de 40 personnes.

 

Comment postuler valablement ?

Pour être recevables, les actes de candidature doivent :

- répondre aux exigences communes et aux exigences reprises dans le profil de la fonction postulée ;

- être adressés à la Directrice générale pour le 3 août 2018 au plus tard :

o par mail à Madame Isabelle KÜNTZIGER, Directrice générale, à l’adresse suivante : job@eap-wb.be

- comprendre un CV à jour ;

- comprendre une LETTRE DE MOTIVATION spécifique à la fonction, avec la référence : « Assdir290618 »;

- comprendre une COPIE DU DIPLÔME requis pour la fonction annexée;

Les candidatures incomplètes ne seront pas retenues.

 

Ultérieurement, un EXTRAIT DE CASIER JUDICIAIRE sera demandé à l’agent (cette dernière pièce doit être fournie à l'employeur au plus tard le jour de l'engagement éventuel).

Les dossiers de candidature feront l’objet d’un premier examen par la commission de sélection, destiné à vérifier que les personnes candidates répondent aux exigences générales, de qualification et d’expérience susmentionnées.

Une première présélection pourra être effectuée sur base des lettres de motivation et des curriculum vitae. La procédure de sélection pourra comporter plusieurs épreuves successives.

 

 

EXIGENCES COMMUNES POUR TOUT ENGAGEMENT DANS LA FONCTION PUBLIQUE RÉGIONALE.

Selon les dispositions de l’article 4 de l’arrêté du Gouvernement wallon du 18.12.2003 relatif aux conditions d’engagement et à la situation administrative et pécuniaire des membres du personnel contractuel, les personnes à engager par contrat de travail doivent satisfaire aux conditions suivantes:

1. jouir des droits civils et politiques ;

2. satisfaire aux lois sur la milice ;

3. justifier de la possession de l’aptitude médicale exigée pour la fonction à exercer ;

4. être porteur d’un diplôme ou d’un certificat d’étude en rapport avec le niveau de l’emploi à conférer;

5. être d’une conduite correspondant aux exigences de l’emploi à pourvoir ; Ces conditions doivent être maintenues tout au long de l’exécution du contrat.

Certificat de milice

Le certificat de milice ne sera pas exigé.

Diplôme obtenu dans un pays autre que la Belgique

Si votre diplôme a été obtenu à l’étranger, vous devez fournir une attestation d’équivalence à un des diplômes requis pour ce poste délivrée par la Fédération Wallonie-Bruxelles (Communauté française de Belgique). Pour plus d'informations, vous pouvez consulter le site d'équivalences de la Fédération Wallonie-Bruxelles.

Connaissance de la langue française

Le candidat doit être titulaire d’un diplôme ou certificat d’études délivré en français par un établissement d’enseignement belge ou de tout autre pays pour autant que l’enseignement attesté ait été donné dans la langue requise. A défaut de pouvoir produire un tel document, vous devez fournir la preuve de la réussite d’un examen linguistique en langue française organisé par Selor. Cette condition doit être remplie au plus tard au moment de l’engagement. Pour plus d'informations, vous pouvez consulter le site de Selor.

Titres de séjour et de travail

Le candidat doit satisfaire aux législations relatives à l’accès au territoire Belge et aux autorisations de travail. Il devra fournir les documents adéquats au plus tard au moment de l’engagement. Pour plus d'informations, vous pouvez consulter le site de l'emploi du Service Public de Wallonie.

Personnes en situation de handicap.

Le Service public de Wallonie (ou nom de l’Organisme d’intérêt général) veille à lutter contre les discriminations et à valoriser les compétences des personnes en situation de handicap.

Si vous souffrez d’un handicap, il vous est possible de demander un aménagement raisonnable de la procédure de sélection. Pour pouvoir en bénéficier, vous devez informer la personne qui réceptionne les candidatures quand vous postulez. Si votre candidature est retenue, vous devrez fournir une attestation et expliquer les adaptations raisonnables dont vous voudriez bénéficier.

 

Conditions d'engagement et de rémunération

L’agent sera engagé dans le cadre d’un contrat d’engagement contractuel pour assurer le remplacement dans l’attente du recrutement d’un agent statutaire. Le contrat sera conclu à durée indéterminée avec une clause résolutoire (fin du contrat de travail lors de l’entrée effective de l’agent statutaire)

Il bénéficiera du barème de rémunération correspondant au grade B3 (à partir de 26 522,92 € annuel brut indexé); avec possibilité de valoriser l’ancienneté acquise dans le secteur privé (maximum 6 années) et dans le secteur public (toutes les années sont prises en compte).

Les membres du personnel bénéficient de chèques-repas, d’une assurance hospitalisation, d’une prime de fin d’année et d’un pécule de vacances. Les frais liés aux parcours domicile/lieu de travail effectués en transport en commun font l’objet d’un remboursement intégral.

 

Simulateur de paie

https://spw.fute.segi.ulg.ac.be/ULISWEB/jsp/bruttonet/standalone/BrutToNet.jsp?standalone=true

 

 

 

Informations complémentaires

  • Concernant la fonction : Madame Laurence PIQUE, assistante de direction – job@eap-wb.be

 

  • Concernant les dossiers de candidature : Madame Françoise MOREAU, assistante RH  – job@eap-wb.be