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1 COLLABORATEUR ADMINISTRATIF (M/F/X)

Type d'offre : Contractuel

Statut : Contrat à durée déterminée

Date de clôture : 11/11/2018

Nombre de postes : 1

Localité : CHARLEROI

Référence de l'offre : 456/18/RE

Niveau d'études : NIVEAU C (niveau secondaire supérieur)

Employeur : Agence pour une Vie de Qualité - Famille-Santé-Handicap (AVIQ)

Description de la fonction

 

FINALITE(S) DE LA FONCTION :

En tant que collaborateur administratif, affecté au sein de la Direction des Soins Hospitaliers, vos principales activités seront les suivantes :

Fournir une assistance administrative à la Direction des Soins Hospitaliers :

  • gérer la réception et l’envoi de courriers, e-mails, notes, documents administratifs,… :
    • être le référent pour la plateforme de courrier dématérialisé pour le service;
    • traiter et encoder les documents reçus conformément aux procédures dans les systèmes prévus;
    • récolter des informations auprès de divers interlocuteurs internes et externes;
  • exécuter différentes tâches administratives : photocopies, scans, e-mails, rappels, organiser des réunions via Outlook, créer des groupes de contacts, commander de fournitures,…;
  • sous la supervision et en collaboration avec les agents métiers :
    • rédiger des documents de façon précise et organisée;
    • créer des modèles de courriers, documents,…;
    • aider à la constitution des dossiers administratifs (rapports d’agrément, projets d’arrêtés, courriers,…) : adaptation sur base de modèle, mise en page, mise sous signataire, envoi par courrier;
  • assurer le tri, classement et l’archivage des dossiers traités;
  • mettre à jour des bases de données simples (tableaux statistiques, ou reprenant des dates de rentrée de rapports semestriels/annuels, ou encore tableaux reprenant des coordonnées).

 

Echanger de l’information et répondre aux questions posées :

  • répondre aux demandes internes (autres directions) et externes (hôpitaux, public, autres intervenants) (appels téléphoniques, visites, mails,…) de divers interlocuteurs concernant la Direction des Soins Hospitaliers;
  • dispatcher les diverses communications aux personnes de l’équipe en fonction de leurs matières traitées.

 

DOMAINES PRINCIPAUX D’ACTIVITES :

Créée le 1er janvier 2016, l’AVIQ, Agence pour une vie de qualité, est un organisme d’intérêt public (OIP) indépendant, gérant les compétences du bien-être et de la santé, du handicap et des familles.

Faire partie du personnel de l’AVIQ, c’est être au service de tous les citoyens wallons puisque nos missions vont de la promotion et prévention en matière de santé à l’accompagnement des personnes en perte d’autonomie (plus particulièrement les personnes âgées et les personnes en situation de handicap) en passant par la régulation des allocations familiales ou de nombreux projets pour une qualité de la santé et de la vie de chacun !

 

Composée de plus de 600 de collaborateurs et dotée d’un budget de plus d’un milliard d’euros (plus de 7% du budget global de la Région !), l’AVIQ deviendra également, dès ce 1er janvier 2019, un acteur incontournable de la sécurité sociale en Wallonie, en absorbant certaines compétences de l’INAMI.

 

Vous souhaitez nous rejoindre ?

Elle recherche actuellement un collaborateur administratif pour intégrer la Direction des Soins Hospitaliers de l’AViQ.

 

Lieu de travail : Charleroi

 

 

 

 

Profil recherché

 

Diplôme :

  • vous êtes titulaire d’un CESS ou de son équivalence reconnue par le service de l’équivalence des diplômes de la Communauté française au moment de la candidature.

 

Compétences techniques :

  • vous vous exprimez, oralement et par écrit, dans un langage précis, courtois, grammaticalement correct et compréhensible pour le destinataire;
  • vous êtes capable de comprendre et d’appliquer des instructions techniques orales et/ou écrites, de lire des textes règlementaires et d’en comprendre le contenu et de vous assurer de l’exactitude d’un texte réglementaire;
  • vous êtes capable d’utiliser les fonctionnalités de base/avancées d’une suite bureautique (traitement de texte, tableur, logiciel de présentation et messagerie électronique) :
    • Word : utilisation du traitement de texte, mise en page, création de tableaux, publipostage, création de modèles de documents, de formulaires;
    • Excel : lecture, encodage et mise en page de données;
    • Outlook : envoi et réception d’e-mails, utilisation du calendrier, du carnet d’adresses, de certaines tâches (création de groupes de contacts, organisation de réunions via Outlook,…).

 

Compétences comportementales :

  • vous agissez de manière intègre, conformément aux attentes de l'organisation, respectez la confidentialité et les engagements et évitez toute forme de partialité;
  • vous avez l’esprit de collaboration et vous travaillez aisément en équipe;
  • vous réalisez votre travail avec exactitude, méthode et précision (orienté résultat);
  • vous organisez votre travail en tenant compte des délais et des priorités et vous savez vous adapter facilement aux changements et gérer la pression;
  • vous communiquez avec autrui en vous assurant de la compréhension de l’information reçue et transmise (orienté client interne et externe);
  • vous vous montrez créatif et vous mettez en place de votre propre initiative des actions sur base des lignes directrices transmises par votre hiérarchie;
  • vous vous impliquez dans votre fonction, pouvez remettre en question votre fonctionnement et l’améliorer en vous enrichissant continuellement par de nouvelles idées et approches, compétences et connaissances.

 

Conditions particulières :

  • une formation/expérience en secrétariat ou bureautique est un atout.

 

 

 

 

Employeur détail

 

Missions générales :

L’AViQ, l’Agence pour une Vie de Qualité, est un organisme d’intérêt public (OIP) autonome gérant les compétences de la santé, du bien-être, de l’accompagnement des personnes âgées, du handicap et des allocations familiales.

 

Missions de la direction Soins Hospitaliers :

gère l’agrément des hôpitaux généraux et psychiatriques wallons ainsi que des hôpitaux universitaires pour le compte de la Fédération Wallonie Bruxelles, de manière à permettre à chaque établissement de développer son offre de soins au bénéfice de la population, avec pour clef de voûte la qualité des soins et le respect des droits du patient. L’administration contribue également au suivi de la programmation pour ce qui concerne la planification géographique de l’offre de soins et tient à jour un cadastre de l’offre de soins. Elle est également compétente, depuis la dernière réforme de l’État, pour la préparation de la mise à jour des normes hospitalières, à l’exception des règles organiques. En effet, les normes organiques, le nombre des services hospitaliers offerts au public wallon et le financement relatif au fonctionnement et aux soins de santé, restent quant à eux fixés au niveau fédéral.

 

 

 

 

Comment postuler valablement ?

 

Pour être recevables, les actes de candidature doivent :

  • répondre aux exigences communes et aux exigences reprises dans le profil de la fonction postulée ;
  • être adressés à la Direction des ressources humaines de l'AVIQ pour le 11 novembre 2018 au plus tard :
  • comprendre un CV à jour;
  • comprendre une LETTRE DE MOTIVATION spécifique à la fonction, avec la référence : 456-18-RE;
  • comprendre une COPIE DU DIPLÔME requis pour la fonction.

 

Ultérieurement, un EXTRAIT DE CASIER JUDICIAIRE sera demandé à l’agent (cette dernière pièce doit être fournie à l'employeur au plus tard le jour de l'engagement éventuel).

Les dossiers de candidature feront l’objet d’un premier examen par la commission de sélection, destiné à vérifier que les personnes candidates répondent aux exigences générales, de qualification et d’expérience susmentionnées.

Une première présélection pourra être effectuée sur base des candidatures reçues.  Les candidats correspondant le mieux au profil requis seront invités par téléphone à un test de sélection le 22/11/18.  Les 6 candidats ayant obtenus les meilleurs résultats seront invités à participer au jury de sélection le 29/11/18 (audition éventuellement complétée par un test écrit).

 

EXIGENCES COMMUNES POUR TOUT ENGAGEMENT DANS LA FONCTION PUBLIQUE RÉGIONALE

 

Selon les dispositions de l’article 4 de l’arrêté du Gouvernement wallon du 18.12.2003 relatif aux conditions d’engagement et à la situation administrative et pécuniaire des membres du personnel contractuel, les personnes à engager par contrat de travail doivent satisfaire aux conditions suivantes:

1. jouir des droits civils et politiques;

2. satisfaire aux lois sur la milice;

3. justifier de la possession de l’aptitude médicale exigée pour la fonction à exercer;

4. être porteur d’un diplôme ou d’un certificat d’étude en rapport avec le niveau de l’emploi à conférer;

5. être d’une conduite correspondant aux exigences de l’emploi à pourvoir;

Ces conditions doivent être maintenues tout au long de l’exécution du contrat.

 

Certificat de milice

Le certificat de milice ne sera pas exigé.

 

Diplôme obtenu dans un pays autre que la Belgique

Si votre diplôme a été obtenu à l’étranger, vous devez fournir une attestation d’équivalence à un des diplômes requis pour ce poste délivrée par la Fédération Wallonie-Bruxelles (Communauté française de Belgique). Pour plus d'informations, vous pouvez consulter le site d'équivalences de la Fédération Wallonie-Bruxelles.

 

Connaissance de la langue française

Le candidat doit être titulaire d’un diplôme ou certificat d’études délivré en français par un établissement d’enseignement belge ou de tout autre pays pour autant que l’enseignement attesté ait été donné dans la langue requise. A défaut de pouvoir produire un tel document, vous devez fournir la preuve de la réussite d’un examen linguistique en langue française organisé par Selor. Cette condition doit être remplie au plus tard au moment de l’engagement. Pour plus d'informations, vous pouvez consulter le site de Selor.

 

Titres de séjour et de travail

Le candidat doit satisfaire aux législations relatives à l’accès au territoire Belge et aux autorisations de travail. Il devra fournir les documents adéquats au plus tard au moment de l’engagement. Pour plus d'informations, vous pouvez consulter le site de l'emploi du Service Public de Wallonie.

 

Personnes en situation de handicap

Le Service public de Wallonie (ou nom de l’Organisme d’intérêt général) veille à lutter contre les discriminations et à valoriser les compétences des personnes en situation de handicap. Si vous souffrez d’un handicap, il vous est possible de demander un aménagement raisonnable de la procédure de sélection. Pour pouvoir en bénéficier, vous devez informer la personne qui réceptionne les candidatures quand vous postulez. Si votre candidature est retenue, vous devrez fournir une attestation et expliquer les adaptations raisonnables dont vous voudriez bénéficier.

 

 

 

 

Conditions d'engagement et de rémunération

 

L’agent sera engagé dans le cadre d’un contrat à durée déterminée de 1 an.

Il bénéficiera du barème de rémunération correspondant au grade C ; avec possibilité de valoriser l’ancienneté acquise dans le secteur privé (maximum 6 années) et dans le secteur public (toutes les années sont prises en compte).

Les membres du personnel bénéficient de chèques-repas, d’une assurance hospitalisation, d’une prime de fin d’année et d’un pécule de vacances. Les frais liés aux parcours domicile/lieu de travail effectués en transport en commun font l’objet d’un remboursement intégral.

 

SIMULATEUR DE PAIE :

http://ulisspw.segi.be/ULISWEB/jsp/bruttonet/standalone/BrutToNet.jsp?standalone=true également accessible via notre site http://recrutement.wallonie.be dans l'onglet «conditions de travail» - rubrique «rémunérations et avantages».

 

 

 

 

Informations complémentaires

 

  • Concernant les dossiers de candidature : Madame KHELIFI Sihem, Assistante administrative – direction Ressources Humaines – 071/33.78.32 – sihem.khelifi@aviq.be