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1 ASSISTANT ADMINISTRATIF (M/F/X)

Type d'offre : Contractuel

Statut : Contrat à durée indéterminée

Date de clôture : 11/01/2019

Nombre de postes : 1

Localité : NAMUR

Référence de l'offre : NivC-Clients

Niveau d'études : NIVEAU C (niveau secondaire supérieur)

Employeur : Ecole d'Administration Publique (EAP)

Description de la fonction

Finalité(s) de la fonction :

Assurer un support administratif de qualité à la Direction Relations Clients

 

Domaines principaux d'activités :

Responsabilités et tâches :

  • Assurer le secrétariat de la direction pour la gestion administrative et plus particulièrement les suivis des PV, des OJ de réunion, de la transmission des reportings, etc.
  • Encoder, classer et archiver les dossiers et les documents ;
  • Réaliser et s’assurer de la qualité des photocopies, des reliures, du classement ;
  • Accueillir et répondre au téléphone, transférer les appels, prendre note et transmettre les messages ;
  • Tenir à jour les bases de données des contacts ;
  • Tenir à jour la planification des activités de l’équipe et l’agenda des réunions avec l’extérieur ;
  • S’assurer de la mise sous pli et envois de documents ;
  • Rédiger et mettre en page les courriers d’accompagnement des dossiers ;
  • Mettre en page les dossiers et présentations relatifs aux activités ;
  • Créer un classement et un archivage des dossiers ;
  • Planifier et assurer la logistique des réunions (réservation salles, matériel, boissons, etc.) ;
  • Assurer une bonne transmission des informations avec le secrétariat de la Direction générale et de la Direction Formations & Apprentissage.

 

Lieu de travail : Namur

 

 

 

Profil recherché

Diplôme :

Disposer d’un diplôme de l’enseignement secondaire supérieur (CESS) ou être titulaire d’une fonction de niveau C (RW) ou niveau 2 (FWB)

 

Compétence technique :

  • Très bonne connaissance des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, Outlook)t 

 

Compétences comportementales :

  • S’adapter : Adopter une attitude souple face aux changements, et s'adapter aux circonstances changeantes et à des situations variées.
  • Agir de manière orientée service : accompagner des contacts internes et externes de manière transparente, intègre et objective, leur fournir un service personnalisé et entretenir des contacts constructifs.
  • Résoudre des problèmes : traiter et résoudre les problèmes de manière autonome, chercher des alternatives et mettre en œuvre les solutions.
  • Atteindre les objectifs : s'impliquer et démontrer de la volonté et de l'ambition afin de générer des résultats, initier des actions ciblées afin de mettre en œuvre les décisions et assumer la responsabilité de la qualité des actions entreprises.
  • Structurer le travail : structurer son travail en fixant les priorités et en accomplissant une multitude de tâches différentes de façon systématique.
  • Communication écrite (de base) et orale : S’exprimer oralement dans un langage précis, grammaticalement correct et compréhensible pour le destinataire
  • Faire preuve de fiabilité : agir de manière intègre, conformément aux attentes de l'organisation, assurer un feedback régulier, respecter la confidentialité et les engagements et éviter toute forme de partialité.

 

 

 

 

 

 

 

 

Employeur détail

Missions générales

L'Ecole d'administration publique (EAP) a été créée en 2012 pour former le personnel des administrations de la Région Wallonne, la Fédération Wallonie-Bruxelles et leurs OIP. Son objectif est d'améliorer en continu les compétences des agents, tout en favorisant les échanges d'expériences inter-administrations..

 

l'Ecole conçoit, coordonne et/ou organise :

  • La formation continue transversale : commune à plusieurs entités, administrations ou métiers, elle porte sur des méthodes de travail, des outils ou des processus identiques;
  • La formation de carrière (Accession) : elle permet à un collaborateur d’évoluer au cours de sa carrière;
  • La formation initiale : elle est dispensée à tout membre du personnel lors de son entrée en fonction dans le service public.

 

L’équipe est actuellement composée de 43 personnes. Ses activités de formation se situent à Namur, rue d’Harscamp et Boulevard Cauchy ainsi qu’à Bruxelles dans les bâtiments du MFWB.

Comment postuler valablement ?

Pour être recevables, les actes de candidature doivent :

  • répondre aux exigences communes et aux exigences reprises dans le profil de la fonction postulée ;
  • être adressés à l’Ecole d’administration publique Wallonie-Bruxelles pour le 11 janvier 2019 au plus tard par mail à l’adresse job@eap-wb.be
  • comprendre un CV à jour ;
  • comprendre une LETTRE DE MOTIVATION spécifique à la fonction, avec la référence : NivC Clients
  • comprendre une COPIE DU DIPLÔME requis pour la fonction
 

Ultérieurement, un EXTRAIT DE CASIER JUDICIAIRE sera demandé à l’agent (cette dernière pièce doit être fournie à l'employeur au plus tard le jour de l'engagement éventuel).

Les dossiers de candidature feront l’objet d’un premier examen par la commission de sélection, destiné à vérifier que les personnes candidates répondent aux exigences générales, de qualification et d’expérience susmentionnées.

Une première présélection pourra être effectuée sur base des lettres de motivation et des curriculum vitae. La procédure de sélection pourra comporter plusieurs épreuves successives.

 

 

EXIGENCES COMMUNES POUR TOUT ENGAGEMENT DANS LA FONCTION PUBLIQUE RÉGIONALE.

Selon les dispositions de l’article 4 de l’arrêté du Gouvernement wallon du 18.12.2003 relatif aux conditions d’engagement et à la situation administrative et pécuniaire des membres du personnel contractuel, les personnes à engager par contrat de travail doivent satisfaire aux conditions suivantes:

1. jouir des droits civils et politiques ;

2. satisfaire aux lois sur la milice ;

3. justifier de la possession de l’aptitude médicale exigée pour la fonction à exercer ;

4. être porteur d’un diplôme ou d’un certificat d’étude en rapport avec le niveau de l’emploi à conférer;

5. être d’une conduite correspondant aux exigences de l’emploi à pourvoir ; Ces conditions doivent être maintenues tout au long de l’exécution du contrat.

Certificat de milice

Le certificat de milice ne sera pas exigé.

Diplôme obtenu dans un pays autre que la Belgique

Si votre diplôme a été obtenu à l’étranger, vous devez fournir une attestation d’équivalence à un des diplômes requis pour ce poste délivrée par la Fédération Wallonie-Bruxelles (Communauté française de Belgique). Pour plus d'informations, vous pouvez consulter le site d'équivalences de la Fédération Wallonie-Bruxelles.

Connaissance de la langue française

Le candidat doit être titulaire d’un diplôme ou certificat d’études délivré en français par un établissement d’enseignement belge ou de tout autre pays pour autant que l’enseignement attesté ait été donné dans la langue requise. A défaut de pouvoir produire un tel document, vous devez fournir la preuve de la réussite d’un examen linguistique en langue française organisé par Selor. Cette condition doit être remplie au plus tard au moment de l’engagement. Pour plus d'informations, vous pouvez consulter le site de Selor.

Titres de séjour et de travail

Le candidat doit satisfaire aux législations relatives à l’accès au territoire Belge et aux autorisations de travail. Il devra fournir les documents adéquats au plus tard au moment de l’engagement. Pour plus d'informations, vous pouvez consulter le site de l'emploi du Service Public de Wallonie.

Personnes en situation de handicap.

Le Service public de Wallonie (ou nom de l’Organisme d’intérêt général) veille à lutter contre les discriminations et à valoriser les compétences des personnes en situation de handicap.

Si vous souffrez d’un handicap, il vous est possible de demander un aménagement raisonnable de la procédure de sélection. Pour pouvoir en bénéficier, vous devez informer la personne qui réceptionne les candidatures quand vous postulez. Si votre candidature est retenue, vous devrez fournir une attestation et expliquer les adaptations raisonnables dont vous voudriez bénéficier.

 

 

 

 

Conditions d'engagement et de rémunération

L’agent sera engagé dans le cadre d’un contrat à durée indéterminée

Il bénéficiera du barème de rémunération correspondant au grade C3 (à partir de 23.330,57 €  annuel brut indexé); avec possibilité de valoriser l’ancienneté acquise dans le secteur privé (maximum 6 années) et dans le secteur public (toutes les années sont prises en compte).

Les membres du personnel bénéficient de chèques-repas, d’une assurance hospitalisation, d’une prime de fin d’année et d’un pécule de vacances. Les frais liés aux parcours domicile/lieu de travail effectués en transport en commun font l’objet d’un remboursement intégral.

 

Simulateur de paie :

https://spw.fute.segi.ulg.ac.be/ULISWEB/jsp/bruttonet/standalone/BrutToNet.jsp?standalone=true

 

 

 

 

Informations complémentaires

Pour toute information concernant fonction et les dossiers de candidatures : 081/32 66 66 – job@eap-wb.be