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1 SECRETAIRE DE DIRECTION (M/F/X)

Type d'offre : Contractuel

Statut : Contrat à durée indéterminée

Date de clôture : 17/06/2019

Nombre de postes : 1

Localité : CHARLEROI

Référence de l'offre : Secrétaire de direction pour la Direction Générale

Niveau d'études : NIVEAU B (niveau graduat - baccalauréat)

Employeur : Institut wallon de formation en alternance et des indépendants et petites et moyennes entreprises (IFAPME)

Description de la fonction

L’IFAPME recherche un.e « Secrétaire de Direction » (M/F/X) pour la Direction Générale.

 

Finalités de la fonction :

Le secrétaire de direction a pour mission d’:

  • Apporter son soutien à la direction en prenant en charge les tâches administratives et de secrétariat.
  • Être la personne intermédiaire entre la direction et les contacts externes.

 

Domaines principaux d’activités :

 

1. Assistance à la gestion des projets de la direction / du service

  • Alimenter et gérer les tableaux de bord des activités ou projets en collaboration avec le responsable ;
  • Veiller au respect des délais dans le déroulement des activités ou projets.

 

2. Planification des activités et organisation des réunions

  • Tenir l’agenda et planifier les réunions en fonction des priorités ;
  • Préparer les dossiers et transmettre les informations importantes sur base de l’agenda ;
  • Assurer la logistique : organiser les déplacements si nécessaire, réserver les salles de réunion, transmettre les convocations et les documents préparatoires, ainsi que s’assurer du suivi ;
  • Prendre des notes et rédiger des comptes rendus de réunions.

 

3. Gestion du courrier et de l’accueil

  • Ouvrir, trier et classer le courrier papier et électronique ;
  • Indicater le courrier et expédier le courrier après signature ;
  • Recevoir, filtrer et transmettre les appels téléphoniques ;
  • Assurer l’accueil des visiteurs ;
  • Renseigner les interlocuteurs sur les activités et la disponibilité du responsable.

 

4. Rédaction et gestion documentaire

  • Dactylographier et relire des documents ;
  • Rédiger des procès-verbaux, notes, rapports ou courriers à partir de consignes ou de manière autonome sur base documentaire ;
  • Classer les documents et les archiver dans la base de données documentaire ;
  • Rassembler les informations et les transmettre de façon pertinente.

 

La liste ci-dessus n’est pas exhaustive ; le collaborateur en place pourra donc être amené à exercer d’autres activités dans le cadre de son emploi.

 

Lieu de travail : Siège administratif de l’IFAPME (Place Verte, 15 – 6000 Charleroi)

 

Profil recherché

Diplôme :

  • Etre détenteur d’un diplôme de l’Enseignement Supérieur de type court (Graduat/Bachelier) en Secrétariat de direction ou en Secrétariat option direction.

 

Compétences techniques :

  • Informatique – Utiliser les fonctionnalités avancées d’une suite bureautique ;
  • Expression orale – S’exprimer oralement dans un langage précis, grammaticalement correct et compréhensible pour le destinataire ;
  • Rédaction – S’exprimer par écrit dans un langage précis, grammaticalement correct et compréhensible pour le destinataire ;
  • Gestion de l’information – Capitaliser des informations, des procédures et de la documentation, les exploiter et les diffuser.

 

Compétences comportementales :

  • Faire preuve de fiabilité – Agir de manière intègre, conformément aux attentes de l’organisation, respecter la confidentialité et les engagements et éviter toute forme de partialité ;
  • Intégrité professionnelle – Adopter des comportements conformes aux valeurs et à l’éthique du Service public.
  • Planification du travail – Organiser son travail en tenant compte des délais et des priorités et en veillant à optimiser l’utilisation des ressources ;
  • Adaptabilité – Ajuster sa méthode de travail à l’évolution des circonstances et des exigences de la situation ;
  • Communication – Communiquer avec autrui en s’assurant de la compréhension de l’information reçue et transmise.

 

Employeur détail

Missions générales de L'IFAPME

 

L’IFAPME – Institut wallon de formation en alternance et des indépendants et petites et moyennes entreprises – est un organisme d’intérêt public subventionné par la Région wallonne, actif dans le champ de la formation professionnelle et en alternance.

Dans un souci permanent d’établir la proximité avec leur public, les Services décentralisés de l’IFAPME et leurs Centres de formation tissent partout en Wallonie un véritable Réseau qui propose des formations à des métiers dans une multitude de secteurs professionnels.

Ces formations sont organisées sur base du principe de l'alternance (des cours en Centre et une formation pratique en entreprise) et s’adressent à des apprenants dès l’âge de 15 ans ainsi qu’à des jeunes adultes.

Par ailleurs, pour ceux qui désirent améliorer de manière continue leurs compétences professionnelles et s'adapter en permanence aux évolutions de leur métier, les Centres IFAPME proposent également une offre très diversifiée de formations continues.

Enfin, le Réseau IFAPME organise également des formations personnalisées pour les personnes désireuses de créer ou de reprendre une entreprise.

 

 

 

 

Comment postuler valablement ?

Pour être recevables, les actes de candidature doivent :

  • répondre aux exigences communes et aux exigences reprises dans le profil de la fonction postulée ;
  • être transmis par mail à l’adresse recrutement@ifapme.be pour le lundi 17 juin 2019 (minuit) en précisant dans l’objet du mail le poste sollicité (« Secrétaire de Direction DG »).

 

Pour être prise en considération, votre candidature à cette fonction devra impérativement comporter les trois éléments suivants :

  • Une lettre de motivation ;
  • Un Curriculum Vitae actualisé ;
  • Une copie du diplôme requis (donnant accès aux emplois de niveau B en Région wallonne : Graduat/Bachelier en Secrétariat de direction ou en Secrétariat option direction).

 

Les candidatures incomplètes ou imprécises ne seront pas prises en compte.

Les dossiers de candidature feront l’objet d’un premier examen destiné à vérifier que les personnes candidates répondent aux exigences de l’offre susmentionnée. Une première présélection sur base des dossiers de candidature sera réalisée.

La procédure de sélection comportera plusieurs étapes successives.

 

EXIGENCES COMMUNES POUR TOUT ENGAGEMENT DANS LA FONCTION PUBLIQUE RÉGIONALE

Selon les dispositions de l’article 4 de l’arrêté du Gouvernement wallon du 18.12.2003 relatif aux conditions d’engagement et à la situation administrative et pécuniaire des membres du personnel contractuel, les personnes à engager par contrat de travail doivent satisfaire aux conditions suivantes:

1. jouir des droits civils et politiques ;

2. satisfaire aux lois sur la milice ;

3. justifier de la possession de l’aptitude médicale exigée pour la fonction à exercer ;

4. être porteur d’un diplôme ou d’un certificat d’étude en rapport avec le niveau de l’emploi à conférer;

5. être d’une conduite correspondant aux exigences de l’emploi à pourvoir ; Ces conditions doivent être maintenues tout au long de l’exécution du contrat.

 

Certificat de milice

Le certificat de milice ne sera pas exigé.

 

Diplôme obtenu dans un pays autre que la Belgique

Si votre diplôme a été obtenu à l’étranger, vous devez fournir une attestation d’équivalence à un des diplômes requis pour ce poste délivrée par la Fédération Wallonie-Bruxelles (Communauté française de Belgique). Pour plus d'informations, vous pouvez consulter le site d'équivalences de la Fédération Wallonie-Bruxelles.

 

Connaissance de la langue française

Le candidat doit être titulaire d’un diplôme ou certificat d’études délivré en français par un établissement d’enseignement belge ou de tout autre pays pour autant que l’enseignement attesté ait été donné dans la langue requise.

A défaut de pouvoir produire un tel document, vous devez fournir la preuve de la réussite d’un examen linguistique en langue française organisé par Selor. Cette condition doit être remplie au plus tard au moment de l’engagement. Pour plus d'informations, vous pouvez consulter le site de Selor.

 

Titres de séjour et de travail

Le candidat doit satisfaire aux législations relatives à l’accès au territoire Belge et aux autorisations de travail.

Il devra fournir les documents adéquats au plus tard au moment de l’engagement. Pour plus d'informations, vous pouvez consulter le site de l'emploi du Service Public de Wallonie.

 

Personnes en situation de handicap

Le Service public de Wallonie (ou nom de l’Organisme d’intérêt général) veille à lutter contre les discriminations et à valoriser les compétences des personnes en situation de handicap.


Si vous souffrez d’un handicap, il vous est possible de demander un aménagement raisonnable de la procédure de sélection. Pour pouvoir en bénéficier, vous devez informer la personne qui réceptionne les candidatures quand vous postulez.


Si votre candidature est retenue, vous devrez fournir une attestation et expliquer les adaptations raisonnables dont vous voudriez bénéficier.

Conditions d'engagement et de rémunération

L’agent sera engagé dans le cadre d’un contrat :  à durée indéterminée.

Il bénéficiera du barème de rémunération correspondant au grade B3 (à partir de 27 053,89 € annuel brut indexé); avec possibilité de valoriser l’ancienneté acquise dans le secteur privé (maximum 6 années) et dans le secteur public (toutes les années sont prises en compte).

Les membres du personnel bénéficient :

  • de chèques-repas ;
  • d’une assurance hospitalisation ;
  • d’une prime de fin d’année et d’un pécule de vacances.

Les frais liés aux parcours domicile/lieu de travail effectués en transport en commun font l’objet d’un remboursement intégral.

 

SIMULATEUR DE PAIE

Egalement accessible via le site http://recrutement.wallonie.be dans l'onglet « conditions de travail » - rubrique « rémunérations et avantages »

Informations complémentaires

  • Concernant les dossiers de candidature :

IFAPME

Anne-Michelle BERNARD – 071/23.21.67 ou 0470/28.26.85.

Leslie WATERLOO – 071/23.21.76.

Gestionnaires en Ressources Humaines