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1 SECRETAIRE DE DIRECTION (M/F/X)

Type d'offre : Contractuel

Statut : Contrat à durée déterminée (remplacement)

Date de clôture : 20/02/2020

Nombre de postes : 1

Localité : NAMUR

Référence de l'offre : SG – Secrétaire de direction

Niveau d'études : NIVEAU B (niveau graduat - baccalauréat)

Employeur : Service Public de Wallonie (SPW)

Description de la fonction

Le Service Public de Wallonie – Secrétariat général : recherche 1 secrétaire de direction (M/F/X) pour la Direction de la Chancellerie, du Support juridique et de la Traduction.

 

 

 

Finalité(s) de la fonction :
 

Apporter son soutien au bon fonctionnement de la direction et/ou du service par la prise en charge des tâches administratives et de secrétariat.

 

Domaines d’activités :
 

  • Recherche et classement d’informations juridiques ou d’informations en lien avec les activités de traduction
  • Suivi d’échéanciers (note de cabinet, demandes I.G., …)
  • Exécution de tâches liées au secrétariat (gestion d’agenda, préparation et/ou rédaction de documents administratifs, comptes-rendus, gestion de mails, gestion de l’économat,...) dans le respect des règles de confidentialité
  • Gestion des appels téléphoniques, et de l'accueil des visiteurs
  • Gestion des réunions de travail et de service via l’organisation pratique des rencontres, la préparation des supports et des dossiers, la diffusion des comptes rendus,…
  • Gestion du suivi administratif et/ou budgétaire de dossiers
  • Préparation, rédaction et mise en forme de documents administratifs (courriers, formulaires, notes, comptes rendus, procès-verbaux, rapports,…)
  • Classement et archivage physique et/ou électronique de documents
  • Participation, avec des intervenants internes et/ou externes, à des groupes de travail, des réunions, des colloques, des conférences,…

 

Lieu de travail :
 

Place de Wallonie, 1 5100 Namur (Jambes)

 

Profil recherché

 

Diplôme :

 

Diplôme de l’enseignement supérieur de type court (formation de base d’un cycle, p. ex : graduat, bachelier professionnalisant) de plein exercice ou de promotion sociale délivré par une haute école belge en secrétariat, secrétariat de direction, ou assistant de direction.

 

Compétences techniques :

 

  • Base de données – Développer, optimiser et administrer des bases de donnéesCompréhension – Comprendre et appliquer des instructions techniques orales et/ou écrites
  • Expression orale – S’exprimer oralement dans un langage précis, grammaticalement correct et compréhensible pour le destinataire
  • Rédaction – S’exprimer par écrit dans un langage précis, grammaticalement correct et compréhensible pour le destinataire
  • Informatique – Utiliser les fonctionnalités avancées d’une suite bureautique (traitement de texte, tableur, logiciel de présentation et messagerie électronique)

 

Compétences comportementales :

 

  • Adaptabilité - Ajuster sa méthode de travail à l’évolution des circonstances et des exigences de la situation
  • Autonomie – Accomplir son travail sans supervision directe
  • Communication – Communiquer avec autrui en s’assurant de la compréhension de l’information reçue et transmise
  • Rigueur – Réaliser son travail avec exactitude, méthode et précision
  • Planification du travail – Organiser son travail en tenant compte des délais et des priorités
  • Gestion de suivi – Surveiller l’état d’avancement et assurer le suivi des activités et/ou des projets dont on a la charge en fonction des résultats attendus
  • Polyvalence – Passer aisément d’une activité et/ou d’un projet à un autre en fonction des besoins du service
  • Collaboration – Coopérer avec des acteurs internes et/ou externes en favorisant les échanges et en étant attentif aux objectifs communs.

 

 

Employeur détail

 

Missions générales du Secrétariat général :
 

 

Véritable interface entre le Gouvernement wallon et l’ensemble des services de l’administration, c’est au Secrétariat général que sont coordonnés différents plans transversaux gouvernementaux ainsi que les plans transversaux internes du SPW.

 

Le Secrétariat général offre également un support à l’ensemble des directions générales du SPW en matière juridique, de ressources humaines, de communication, de traduction, de marchés publics, de gestion de crises, de simplification administrative et de géomatique.

 

Enfin, le Secrétariat général organise les travaux de la conciliation sociale ainsi que ceux du Comité stratégique du SPW et du Collège des fonctionnaires généraux dirigeants.

 


 

Missions de la Direction de la Chancellerie, du Support juridique et de la Traduction :
 

 

La direction apporte une aide juridique aux directions du SPW et aux cabinets ministériels. Elle rédige des études et des avis orientés solution et met à disposition, via l’intranet, l’information utile notamment en droit civil et administratif.

Elle anime le réseau des juristes du SPW.

Elle distribue via un réseau de correspondants, les pièces de procédures, judiciaires ou devant le conseil d’état, au sein du SPW et des cabinets.

À la demande des services du SPW, elle assure, ponctuellement, la gestion de contentieux transversaux.

Elle assure le secrétariat de la Commission d’accès aux documents administratifs (CADA) ainsi que celui de la plateforme permanente wallonne de politique criminelle et de sécurité.

Elle est aussi le point de référence pour diverses thématiques telles que le droit d’auteur, le droit wallon de l’expropriation, les assurances, les règles de bonne gouvernance publique, les sanctions administratives ou encore la protection des données à caractère personnel.

Elle gère Wallex, le site présentant le droit wallon actualisé et coordonné.

Elle assure le contrôle et un conseil de légistique et de simplification administrative pour tous les avant projets de décrets et les projets d’arrêté avant leur adoption par le Gouvernement.

Elle publie les décrets, arrêtés et circulaires au « Moniteur belge ».

Elle archive les notifications et notes du Gouvernement wallon et les diffuse sur demande.

La cellule Traduction traduit en langues allemande et néerlandaise des décrets, arrêtés et circulaires et, à la demande, les notes au comité de concertation, des actes administratifs, des pièces de procédures judiciaires, des expertises, des jugements et de la correspondance dont la correspondance administrative concernant les agents germanophones des services du Gouvernement wallon.

Elle met à disposition des services du SPW des traducteurs externes par le biais d’un marché public

 

Comment postuler valablement ?

Pour être recevables, les actes de candidature doivent :
 

  • répondre aux exigences communes et aux exigences reprises dans le profil de la fonction postulée ;
  • être adressés à la Direction fonctionnelle et d’Appui
    pour le 20/02/2020 au plus tard
    par mail  à l’adresse suivante : selection.dfa.sg@spw.wallonie.be
  • comprendre un CV à jour intitulé « Nom – Prénom – CV »
  • comprendre une LETTRE DE MOTIVATION spécifique à la fonction,
    avec la référence : «SG–Secrétaire de direction » intitulée «Nom–Prénom–LM» 
  • comprendre une COPIE DU DIPLÔME requis pour la fonction intitulé « Nom – Prénom – Diplôme » 


 

Ultérieurement, un EXTRAIT DE CASIER JUDICIAIRE sera demandé à l’agent (cette dernière pièce doit être fournie à l'employeur au plus tard le jour de l'engagement éventuel).
 

 

Les dossiers de candidature feront l’objet d’un premier examen par la commission de sélection, destiné à vérifier que les personnes candidates répondent aux exigences générales, de qualification et d’expérience susmentionnées.
 

 

Une première présélection pourra être effectuée sur base des lettres de motivation et des curriculum vitae. La procédure de sélection pourra comporter plusieurs épreuves successives.

 

 

Exigences communes pour tout engagement dans la fonction publique régionale :
 

 

Selon les dispositions de l’article 4 de l’arrêté du Gouvernement wallon du 18.12.2003 relatif aux conditions d’engagement et à la situation administrative et pécuniaire des membres du personnel contractuel, les personnes à engager par contrat de travail doivent satisfaire aux conditions suivantes:

1. jouir des droits civils et politiques ;

2. satisfaire aux lois sur la milice ;

3. justifier de la possession de l’aptitude médicale exigée pour la fonction à exercer ;

4. être porteur d’un diplôme ou d’un certificat d’étude en rapport avec le niveau de l’emploi à conférer ;

5. être d’une conduite correspondant aux exigences de l’emploi à pourvoir ; Ces conditions doivent être maintenues tout au long de l’exécution du contrat.


 

Certificat de milice :

Le certificat de milice ne sera pas exigé.


 

Diplôme obtenu dans un pays autre que la Belgique :

Si votre diplôme a été obtenu à l’étranger, vous devez fournir une attestation d’équivalence à un des diplômes requis pour ce poste délivrée par la Fédération Wallonie-Bruxelles (Communauté française de Belgique). Pour plus d'informations, vous pouvez consulter le site d'équivalences de la Fédération Wallonie-Bruxelles.


 

Connaissance de la langue française :

Le candidat doit être titulaire d’un diplôme ou certificat d’études délivré en français par un établissement d’enseignement belge ou de tout autre pays pour autant que l’enseignement attesté ait été donné dans la langue requise.

A défaut de pouvoir produire un tel document, vous devez fournir la preuve de la réussite d’un examen linguistique en langue française organisé par Selor. Cette condition doit être remplie au plus tard au moment de l’engagement. Pour plus d'informations, vous pouvez consulter le site de Selor.


 

Titres de séjour et de travail :

Le candidat doit satisfaire aux législations relatives à l’accès au territoire Belge et aux autorisations de travail.

Il devra fournir les documents adéquats au plus tard au moment de l’engagement. Pour plus d'informations, vous pouvez consulter le site de l'emploi du Service Public de Wallonie.


 

Personnes en situation de handicap :

Le Service public de Wallonie (ou nom de l’Organisme d’intérêt général) veille à lutter contre les discriminations et à valoriser les compétences des personnes en situation de handicap.

Si vous souffrez d’un handicap, il vous est possible de demander un aménagement raisonnable de la procédure de sélection. Pour pouvoir en bénéficier, vous devez informer la personne qui réceptionne les candidatures quand vous postulez.

Si votre candidature est retenue, vous devrez fournir une attestation et expliquer les adaptations raisonnables dont vous voudriez bénéficier.

 

Conditions d'engagement et de rémunération

L’agent sera engagé dans le cadre d’un contrat de remplacement (la durée précise de ce contrat n’est pas déterminée)
 

 

Il bénéficiera du barème de rémunération correspondant au grade B3/1 (à partir de 29.004,07€ annuel brut indexé); avec possibilité de valoriser l’ancienneté acquise dans le secteur privé (maximum 6 années) et dans le secteur public (toutes les années sont prises en compte).
 

 

Les membres du personnel bénéficient :
 

  • de chèques-repas ;
  • d’une assurance hospitalisation ;
  • d’une prime de fin d’année et d’un pécule de vacances.
     

Les frais liés aux parcours domicile/lieu de travail effectués en transport en commun font l’objet d’un remboursement intégral.


 

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Informations complémentaires

Concernant la fonction :

 

  • Monsieur Etienne Claeys, Direction – direction de la Chancellerie, du Support juridique et de la Traduction
  • Téléphone : 081/33.38.39


 

Concernant les dossiers de candidature :