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1 EXPERT COORDINATEUR DU SERVICE OUTILS & METHODES ET RESPONSABLE DU PORTEFEUILLE DE PROJETS (M/F/X)

Type d'offre : Contractuel

Statut : Contrat à durée indéterminée

Date de clôture : 18/09/2020

Nombre de postes : 1

Localité : NAMUR

Référence de l'offre : COORDOM

Niveau d'études : NIVEAU A (niveau universitaire ou supérieur de type long)

Employeur : Ecole d'Administration Publique (EAP)

Description de la fonction

L’Ecole d’administration publique (EAP) recherche 1 coordinateur Outils & Méthodes et responsable du portefeuille de projets (project manager officer–PMO)  (M/F/X) pour la Coordination «Outils & Méthodes»


 

 

Finalité(s) de la fonction :
 

  • Coordonner et superviser les activités de l’équipe Outils et méthodes (PMO, support management dans le cadre du pilotage et du suivi du plan d’administration, gestion des processus, gestion de la plateforme de gestion des formations SYFADIS et suivi des projets et services informatiques) en tant que responsable hiérarchique ;
  • Etre le relais entre les collaborateurs  et les autres services et directions de l’EAP, la Direction générale, l’organe de direction et autres entités internes et externes ;
  • Définir, organiser et superviser les processus de gestion de projet et de support management
  • Apporter un support à la Direction générale et un support méthodologique aux chefs de projets en matière de gestion de projets ;
  • S’assurer du respect de la politique de l’Ecole dans les projets ;
  • Coordonner, synthétiser et veiller à la cohérence des projets entre eux, s’assurer que les priorités et les objectifs sont respectés ; 
  • Mesurer le retour sur investissement par rapport au plan d’administration et au contrat de gestion. 


 

Domaines principaux d’activités :

 

  • En tant que coordinateur outils & méthodes :

 

  • Participer aux réunions de l’organe de direction ;
  • Veiller à la cohérence générale des activités en liaison avec les autres responsables, des objectifs à atteindre de l’Ecole et de chaque collaborateur
  • Coordonner, organiser et animer les activités ;
  • Organiser les activités du service sur base des projets et du calendrier des organes de l’Ecole
  • Mobiliser l’équipe dans l’objectif d’assurer le fonctionnement du service 
  • Répartir les différentes tâches à accomplir et fixer un calendrier de travail en vue d’atteindre les objectifs fixés pour chacun des collaborateurs
  • Prioriser les activités et organiser les backups (congés, absences, surcharge de travail,…)
  • Organiser les réunions d’équipe en vue d’organiser les agendas en lien avec le calendrier des organes de l’Ecole, discuter d’une problématique, rechercher des solutions en équipe, partager des informations, des idées
  • Faire circuler les informations de manière horizontale et verticale
  • Organiser la communication, transmettre les informations vers les autres entités de l’organisation, faire remonter les propositions, idées d’amélioration
  • Valider les congés en tenant comptes des objectifs à atteindre et de la continuité du service (backup, respect des délais, priorités, congés annuels,…) ;
  • Veiller à ce que les membres de l’équipe travaillent dans de bonnes conditions ;
  • Assurer l’intégration des nouveaux collaborateurs, mener les entretiens de bilan d’intégration
  • Mettre en œuvre le planning des évaluations et les préparer en vue des entretiens d’évaluation menés par la direction générale
  • Apporter son point de vue au Directeur général lors des évaluations des membres de l’équipe ;
  • Evaluer les besoins en formation des membres de l’équipe en collaboration avec les ressources humaines
  • Représenter Outils et méthodes en interne ou en externe
  • Partager son expertise et veiller au transfert des connaissances parmi les collaborateurs d’Outils et méthodes ou Supports
  • Piloter et gérer des projets :
  • Piloter une équipe de projet
  • Se coordonner avec les autres chefs de projets au niveau des priorités, du calendrier
  • Veiller au respect du cahier des charges, le cas échéant
  • Gérer et respecter le calendrier, le budget et la production des livrables
  • Evaluer les risques et proposer des recommandations
  • Assurer le reporting du projet : état d’avancement des projets, préparer les notes et courriers relatifs aux projets, bilan, organisation ....
  • Coacher les différents intervenants au projet et assurer la coordination avec la direction logistique 
  • Déterminer des indicateurs, évaluer le projet et proposer des améliorations

 

 

  • En tant que responsable du portefeuille de projets :

 

  • S’assurer du suivi et de la gestion du portefeuille de projets de l’Ecole, en ce compris les projets informatiques ;
  • Fournir à la Direction générale les données nécessaires à la prise de décision relatives aux priorités des projets et à l'affectation des ressources ;
  • Préparer les dossiers relatifs aux projets stratégiques pour le Conseil d’administration ;
  • Déterminer, communiquer et gérer les projets afin d’assurer la qualité et la cohérence globales :
     
  • assurer la cohérence des projets avec le plan d’administration et le contrat de gestion
  • contrôler le respect et la performance des processus de l’EAP 
  • rendre compte des liens et des dépendances entre tous les projets
  • évaluer la qualité des projets au niveau méthodologique 
  • définir les flux au sein de l’Ecole et entre l’Ecole et les projets 
  • Assurer la communication entre les projets :
  • favoriser l'interaction et la synergie entre les services et les équipes de projets 
  • récolter les reportings et livrables auprès des chefs de projets 
  • rapporter sur l’avancement, la cohérence entre les projets, les résultats, risques, problèmes, opportunités, etc. 
  • Gérer les relations avec les prestataires et intervenants extérieurs dans les projets de l’Ecole; s’assurer du respect par les partenaires et sous-traitants des chartes de valeurs et qualité 
  • Etre chargé du secrétariat et du suivi du comité de pilotage et de suivi des projets ainsi que du Comité de suivi informatique
  • Jouer un rôle de support et de coach pour les équipes de projets :
  • mettre en place une méthodologie de gestion de projets pour l’Ecole, s’en assurer le respect et conseiller les chefs de projets 
  • introduire et adapter des outils et des supports de gestion de projets 
  • Participer à l’élaboration et au pilotage du contrat de gestion, notamment par la rédaction de tableaux de bord et production de statistiques ;
  • Se tenir à jour sur les pratiques de gestion de tableaux de bord.

 

 

 

Lieu de travail : 

 

Namur, rue d’Harscamp 11 avec déplacements occasionnels à Bruxelles.

 

Profil recherché

Diplôme :

 

  • Disposer d’un diplôme de licencié/master ou être titulaire d’une fonction de niveau A (RW) ou niveau 1 (FWB) ou donnant accès au métier 15


 

Expérience exigée :

 

  • Une expérience professionnelle de minimum 10 ans en coordination de projets, de gestion de projets transversaux et/ou en support management est exigée.

 

La vérification de votre expérience professionnelle se fera sur base du CV que vous aurez téléchargé dans votre dossier en ligne. Nous vous conseillons d’accorder une attention particulière à la description de votre expérience professionnelle dans votre CV et d’indiquer les dates de manière précise (jour-mois-année).

 

 

Compétences techniques :

 

  • Techniques de management (leardership, fixation d’objectifs SMART, organisation du travail, techniques d’entretiens, gestion de conflits, écoute active,…) ;
  • Gestion de projets - Identifier les acteurs, les outils méthodologiques, les ressources nécessaires et les risques potentiels inhérents à un projet, le mettre en oeuvre et en gérer les différentes phases de vie - maîtriser un logiciel de gestion de projets ;
  • Conception d’outils de gestion – Réaliser des tableaux de bord et/ou des banques de données ;
  • Gestion de processus ; 
  • Innovation - Proposer des solutions innovantes, inventives ou originales visant à concevoir de nouveaux services/outils, en faisant preuve de créativité, de manière à positionner la fonction publique à la pointe du progrès ; 
  • Dispositions légales et normatives – Appliquer et faire respecter les dispositions légales, les procédures, les normes et/ou les réglementations en vigueur
  • Qualité – Contrôler la qualité du travail réalisé
  • La connaissance de la réglementation RGPD est un atout


 

Compétences comportementales :

 

  • Gestion d’équipe : Développer le travail d’équipe, la coopération et la motivation des agents en tenant compte des objectifs à atteindre ;
  • Relations interpersonnelles : Gérer les relations interpersonnelles et la dynamique de groupe au sein d’une équipe ;
  • Gestion de conflits : Mettre en place des stratégies pour prévenir, gérer et/ou résoudre des conflits ;
  • Assertivité : Défendre un point de vue ou l’application d’une règle par un échange positif en préservant la qualité des relations professionnelles ;
  • Intégrer l’information : établir des liens et synthétiser diverses données, concevoir des alternatives et tirer des conclusions adéquates ;
  • Communication : Communiquer avec autrui en s’assurant de la compréhension de l’information reçue et transmise ;
  • Décider : prendre des décisions à partir d’informations (in)complètes et initier les actions ciblées afin de mettre en œuvre les décisions ;
  • Gestion de suivi : surveiller l’état d’avancement et assurer le suivi des activités et/ou des projets dont on a la charge en fonction des résultats attendus ;
  • Intégrer l’information : établir des liens et synthétiser diverses données, concevoir des alternatives et tirer des conclusions adéquates ;
  • Rigueur : Réaliser son travail avec exactitude, méthode et précision.

     

Employeur détail

Missions générales de l’ Ecole d’administration publique (EAP) :

 

L’Ecole d’administration publique Wallonie-Bruxelles (ci-après l’Ecole) est un organisme d’intérêt public, doté de la personnalité juridique et classé parmi les organismes de la catégorie B au sens de la loi du 16 mars 1954 relative au contrôle de certains organismes d’intérêt public.

 

Les locaux de l’Ecole se situent à Namur, rue d’Harscamp 11. L’Ecole répartit ses activités de formation sur plusieurs sites, sur les territoires de la Région wallonne et de la Région de Bruxelles-capitale.
 

L’Ecole, en s’appuyant sur les structures existantes, doit coordonner et impulsera, au niveau de la Fédération Wallonie-Bruxelles et de la Région wallonne, une véritable culture du management public.

 

Les formations organisées par l’Ecole sont ouvertes aux agents de la fonction publique communautaire, régionale et locale ainsi que, pour les formations relatives aux mandataires, aux candidats éventuels à ces fonctions.
 

L’Ecole est chargée de concevoir, planifier, mettre en œuvre et assurer le suivi d’une politique de formation, comprenant la formation initiale, la formation de carrière et la formation continue transversale du personnel.
 

L’équipe est actuellement composée de 43 personnes.

 

Comment postuler valablement ?

Pour être recevables, les actes de candidature doivent :


 

  • répondre aux exigences communes et aux exigences reprises dans le profil de la fonction postulée ;
  • être adressés à l’Ecole d’administration publique Wallonie-Bruxelles
    pour le 18/09/2020 au plus tard
    par mail à l’adresse :  job@eap-wb.be
  • comprendre un CV à jour ;
  • comprendre une LETTRE DE MOTIVATION spécifique à la fonction,
    avec la référence : « COORDOM »
  • comprendre une COPIE DU DIPLÔME requis pour la fonction annexée au courriel de candidature ;

 

 

Ultérieurement, un EXTRAIT DE CASIER JUDICIAIRE sera demandé à l’agent (cette dernière pièce doit être fournie à l'employeur au plus tard le jour de l'engagement éventuel).
 

Les dossiers de candidature feront l’objet d’un premier examen par la commission de sélection, destiné à vérifier que les personnes candidates répondent aux exigences générales, de qualification et d’expérience susmentionnées.
 

Une première présélection pourra être effectuée sur base des lettres de motivation et des curriculum vitae. La procédure de sélection pourra comporter plusieurs épreuves successives.

 

 

Exigences communes pour tout engagement dans la fonction publique régionale :
 

Selon les dispositions de l’article 4 de l’arrêté du Gouvernement wallon du 18.12.2003 relatif aux conditions d’engagement et à la situation administrative et pécuniaire des membres du personnel contractuel, les personnes à engager par contrat de travail doivent satisfaire aux conditions suivantes :

1. jouir des droits civils et politiques ;

2. satisfaire aux lois sur la milice ;

3. justifier de la possession de l’aptitude médicale exigée pour la fonction à exercer ;

4. être porteur d’un diplôme ou d’un certificat d’étude en rapport avec le niveau de l’emploi à conférer ;

5. être d’une conduite correspondant aux exigences de l’emploi à pourvoir ; Ces conditions doivent être maintenues tout au long de l’exécution du contrat.

 

Certificat de milice :

Le certificat de milice ne sera pas exigé.

 

Diplôme obtenu dans un pays autre que la Belgique : 

Si votre diplôme a été obtenu à l’étranger, vous devez fournir une attestation d’équivalence à un des diplômes requis pour ce poste délivrée par la Fédération Wallonie-Bruxelles (Communauté française de Belgique). Pour plus d'informations, vous pouvez consulter le site d'équivalences de la Fédération Wallonie-Bruxelles.

 

EXCEPTION POUR LE DIPLÔME DE DROIT :

 

Si votre diplôme de droit a été obtenu à l’étranger, vous devez fournir une attestation d’équivalence de niveau générique du niveau d’études requis (bachelier ou master) délivrée par la Fédération Wallonie-Bruxelles. Cette équivalence doit cependant clairement mentionner le fait que ce grade générique a été délivré sur base d'un diplôme dans une orientation en droit obtenu dans un établissement scolaire de type supérieur ou universitaire (ou équivalent). Pour les détenteurs d’une équivalence générique valide, une expérience professionnelle spécifique de 2 ans dans le domaine du droit belge est requise. 

 

Connaissance de la langue française :

Le candidat doit être titulaire d’un diplôme ou certificat d’études délivré en français par un établissement d’enseignement belge ou de tout autre pays pour autant que l’enseignement attesté ait été donné dans la langue requise. A défaut de pouvoir produire un tel document, vous devez fournir la preuve de la réussite d’un examen linguistique en langue française organisé par Selor. Cette condition doit être remplie au plus tard au moment de l’engagement. Pour plus d'informations, vous pouvez consulter le site de Selor.

 

Titres de séjour et de travail :

Le candidat doit satisfaire aux législations relatives à l’accès au territoire Belge et aux autorisations de travail. Il devra fournir les documents adéquats au plus tard au moment de l’engagement. Pour plus d'informations, vous pouvez consulter le site de l'emploi du Service Public de Wallonie.

 

Personnes en situation de handicap :

Le Service public de Wallonie (ou nom de l’Organisme d’intérêt général) veille à lutter contre les discriminations et à valoriser les compétences des personnes en situation de handicap.
 

Si vous souffrez d’un handicap, il vous est possible de demander un aménagement raisonnable de la procédure de sélection. Pour pouvoir en bénéficier, vous devez informer la personne qui réceptionne les candidatures quand vous postulez. Si votre candidature est retenue, vous devrez fournir une attestation et expliquer les adaptations raisonnables dont vous voudriez bénéficier.

Conditions d'engagement et de rémunération

L’agent sera engagé dans le cadre d’un contrat : 

 

  • 1 poste en contrat à durée indéterminée
     

Il bénéficiera du barème de rémunération correspondant au grade A5/1 (à partir de 44.407,91 € annuel brut indexé); avec possibilité de valoriser l’ancienneté acquise dans le secteur privé (maximum 10 années) et dans le secteur public (toutes les années sont prises en compte).

 

 

 

Les membres du personnel bénéficient :

 

  • de chèques-repas ;
  • d’une assurance hospitalisation ;
  • d’une prime de fin d’année et d’un pécule de vacances.

     

Les frais liés aux parcours domicile/lieu de travail effectués en transport en commun font l’objet d’un remboursement intégral.

 

 

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Informations complémentaires

Pour en savoir plus sur le traitement de vos données à caractère personnel dans le cadre de nos appels à candidatures, nous vous invitons à consulter la charte RGPD présente sur notre site www.eap-wb.be


 

Concernant les dossiers de candidature : 


 

M. Gilles Marchal, RH

Téléphone : 081/32.66.66


Mail : job@eap-wb.be