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1 COLLABORATEUR ADMINISTRATIF (M/F/X)

Type d'offre : Contractuel

Statut : Contrat à durée déterminée

Date de clôture : 18/05/2021

Nombre de postes : 1

Localité : Bruxelles

Référence de l'offre : 2021-111

Niveau d'études : NIVEAU B (niveau graduat - baccalauréat)

Employeur : Agence wallonne à l'Exportation et aux investissements étrangers (AWEX)

Description de la fonction


Le Collaborateur administratif aura pour finalité de contribuer à la gestion de tâches administratives et spécifiques liées à la réalisation des missions de la Direction de la Communication.

Le Collaborateur administratif aura pour activités principales, au sein du pôle Ressources de la Direction de la Communication mais en collaboration avec les autres pôles de la Direction, les tâches suivantes :

  • Les tâches administratives :
    • Gérer et effectuer le suivi des courriels et des appels téléphoniques ;
    • Gérer l'organisation et le suivi de réunions (réunions de service, réunions avec des externes, etc.) ; gestion d'agendas, planification, organisation logistique, rédaction de procès-verbaux, mise en place d'un échéancier, etc. ;
    • Gérer et effectuer le suivi des marchés publics passés par les différents pôles de la Direction de la Communication : mise en place d’un échéancier, suivi budgétaire, suivi global, participation à l'élaboration des cahiers de charges, évaluation et reporting, etc. ;
    • Gérer le classement et l'archivage informatique des dossiers et le classement des courriels dans les dossiers concernés ;
    • Mettre à jour la section communication de l’intranet (vérification des mises à jour, classement des documents, etc.) ;
    • Assurer le suivi documentaire des procédures ISO au sein de la Direction ;
    • Apporter son soutien dans la validation des factures dans le progiciel comptable (EPM) ;
    • Venir en soutien dans le suivi budgétaire des plans médias domestique/ international.

 

  • Les tâches spécifiques :
    • Intervenir en soutien pour la réalisation de communiqués internes et/ou pour l'organisation de certains webinaires, etc. ;
    • Venir en appui logistique pour les évènements organisés par la Direction ;
    • Assurer un relai avec la logistique pour effectuer le suivi des envois relatifs aux brochures.

 

Lieu de travail : 2, Place Sainctelette à 1080 Bruxelles

Profil recherché

Diplôme : 

Diplôme de niveau B (enseignement supérieur de type court - bachelier ou graduat).

 

Qualifications :

  • Disposer d'un diplôme de Niveau B (baccalauréat ou graduat) en secrétariat de direction ou en communication idéalement ;
  • Avoir de l'expérience idéalement dans les tâches proposées par cette description de poste ;
  • Avoir un attrait particulier pour les tâches administratives ;
  • Avoir une bonne maîtrise des outils bureautiques, graphiques et outils digitaux (Excel, Powerpoint, Adobe Première, Photoshop, réseaux sociaux…)

 

Compétences techniques :

  • BASE DE DONNÉES - Développer, optimiser et administrer des bases de données ;
  • CONCEPTION D’OUTILS DE GESTION - Réaliser des tableaux de bord et/ou des banques de données ;
  • ANALYSER L'INFORMATION - Analyser de manière ciblée les données et juger d'un œil critique l'information ;
  • GESTION DE L’INFORMATION - Capitaliser des informations, des procédures et de la documentation, les exploiter et les diffuser;
  • RÉDACTION - S’exprimer par écrit dans un langage précis, grammaticalement correct et compréhensible pour le destinataire ;
  • INFORMATIQUE - Utiliser les fonctionnalités avancées d’une suite bureautique (traitement de texte, tableur, logiciel de présentation et messagerie électronique) ;
  • INFORMATIQUE - Utiliser les fonctionnalités de base de logiciels techniques spécifiques ;
  • INFORMATIQUE - Utiliser les fonctionnalités de base d'outils web de communication.

 

Compétences comportementales :

  • ADAPTABILITÉ - Ajuster sa méthode de travail à l’évolution des circonstances et des exigences de la situation ; 
  • ATTEINDRE LES OBJECTIFS - S’impliquer et démontrer de la volonté et de l’ambition afin de générer des résultats et assumer la responsabilité de la qualité des actions entreprises ;
  • COLLABORATION - Coopérer avec des acteurs internes et/ou externes en favorisant les échanges et en étant attentif aux objectifs communs ;
  • COMMUNICATION - Communiquer avec autrui en s’assurant de la compréhension de l’information reçue et transmise ;
  • GESTION DE SUIVI - Surveiller l’état d’avancement et assurer le suivi des activités et/ou des projets dont on a la charge en fonction des résultats attendus ;
  • POLYVALENCE - Passer aisément d’une activité et/ou d’un projet à un autre en fonction des besoins du service ;
  • TRAVAILLER EN ÉQUIPE - Créer et améliorer l’esprit d’équipe en partageant ses avis et ses idées et en contribuant à la résolution de conflits entre collègues.

Employeur détail

Présentation de l’AWEX

L’Agence wallonne à l’Exportation et aux Investissements étrangers (AWEX) est le département de la Région wallonne en charge de la promotion du commerce extérieur et de l’accueil des investisseurs étrangers. Ses trois principales missions consistent à :

  1. Soutenir les exportations wallonnes dans le monde.

L’Agence propose aux entreprises wallonnes une diversité de services et d’activités couvrant l’ensemble d’une démarche exportatrice.

  • Informations générales et commerciales sur les marchés étrangers
  • Rédaction d’études de marchés individuelles sur demande
  • Organisation d’opérations commerciales de prospection (participation aux salons internationaux, tenue de missions économiques, journées de contacts sectorielles…)
  • Contacts avec les organisations internationales
  • Promotion de la Wallonie et de son potentiel à l’exportation
  • Soutiens financiers et financements des exportations
  • Formation et sensibilisation aux métiers de l’international

À destination des investisseurs étrangers, l’Agence peut sur demande:

  • transmettre des données économiques sur la Wallonie et son potentiel exportateur
  • communiquer des informations sur les produits et les services des entreprises wallonnes
  • rechercher des sociétés wallonnes pour la conclusion de partenariats internationaux
  • diffuser des listes d’exportateurs wallons

 

  1. Prospecter les investisseurs étrangers

Vis-à-vis des sociétés étrangères l’Agence peut:

  • Montrer pourquoi la Wallonie est la base de développement idéale
  • Expliquer le contexte fiscal très attractif de la Wallonie
  • Fournir des aides et des solutions adaptées (comme l’accompagnement de l’implantation, démarches administratives, visites, réunions d’études, simulations sur mesure, réseautage, coordination dans l’obtention d’aides financières et de primes…)
  • Créer de bonnes relations entre l’entreprise et les administrations en charge de l’étude des projets
  • Expliquer la politique d’implantation régionale et l’environnement légal relatif à une installation
  • Participer au développement d’affaires en Wallonie
  1. Promouvoir la Wallonie à l’international
  • Coordination et animation de la politique de marque territoriale
  • Campagne dans les médias internationaux
  • Édition de supports économiques pour hommes d’affaires étrangers
  • Organisation d’actions promotionnelles liant volets culturel et économique


L’AWEX, en bref, c’est aussi…

  • Environ 400 personnes (dont 200 à l’étranger)
  • Un siège central à Bruxelles et un siège à Namur pour les investissements étrangers
  • 7 centres régionaux en Belgique (bureaux de conseils et de proximité)
  • 109 Attachés économiques et commerciaux sur les 5 continents
  • 1 filiale : SOFINEX (gestion des fonds pour les financements internationaux)
  • Environ 2.900 entreprises wallonnes soutenues par an
  • Certifiée ISO 9001 (éd. 2000) depuis avril 2002

Comment postuler valablement ?


Pour être recevables, les actes de candidature doivent :

  • Répondre aux exigences communes et aux exigences reprises dans le profil de la fonction postulée ;
  • Être envoyées sur la plateforme de recrutement pour le 18/05/2021 au plus tard et
    • Comprendre un CV à jour ;
    • Comprendre une LETTRE DE MOTIVATION spécifique à la fonction ;
    • Comprendre une COPIE DU DIPLÔME requis pour la fonction annexée au formulaire en ligne.

 

 

 

Ultérieurement, un EXTRAIT DE CASIER JUDICIAIRE sera demandé à l’agent (cette dernière pièce doit être fournie à l'employeur au plus tard le jour de l'engagement éventuel).

 

Les dossiers de candidature feront l’objet d’un premier examen par la commission de sélection, destiné à vérifier que les personnes candidates répondent aux exigences générales, de qualification et d’expérience susmentionnées.

Une première présélection pourra être effectuée sur base des lettres de motivation et des curriculum vitae. La procédure de sélection pourra comporter plusieurs épreuves successives.
 

 

Exigences communes pour tout engagement dans la fonction publique régionale:
 

Selon les dispositions de l’article 4 de l’arrêté du Gouvernement wallon du 18.12.2003 relatif aux conditions d’engagement et à la situation administrative et pécuniaire des membres du personnel contractuel, les personnes à engager par contrat de travail doivent satisfaire aux conditions suivantes :

1. jouir des droits civils et politiques ;

2. satisfaire aux lois sur la milice ;

3. justifier de la possession de l’aptitude médicale exigée pour la fonction à exercer ;

4. être porteur d’un diplôme ou d’un certificat d’étude en rapport avec le niveau de l’emploi à conférer ;

5. être d’une conduite correspondant aux exigences de l’emploi à pourvoir ; Ces conditions doivent être maintenues tout au long de l’exécution du contrat.

 

Certificat de milice:

Le certificat de milice ne sera pas exigé.


 

Diplôme obtenu dans un pays autre que la Belgique:

Si votre diplôme a été obtenu à l’étranger, vous devez fournir une attestation d’équivalence à un des diplômes requis pour ce poste délivrée par la Fédération Wallonie-Bruxelles (Communauté française de Belgique). Pour plus d'informations, vous pouvez consulter le site d'équivalences de la Fédération Wallonie-Bruxelles.
 

 

EXCEPTION POUR LE DIPLÔME DE DROIT:

Si votre diplôme de droit a été obtenu à l’étranger, vous devez fournir une attestation d’équivalence de niveau générique du niveau d’études requis (bachelier ou master) délivrée par la Fédération Wallonie-Bruxelles.

Cette équivalence doit cependant clairement mentionner le fait que ce grade générique a été délivré sur base d'un diplôme dans une orientation en droit obtenu dans un établissement scolaire de type supérieur ou universitaire (ou équivalent).

Pour les détenteurs d’une équivalence générique valide, une expérience professionnelle spécifique de 2 ans dans le domaine du droit belge est requise.


 

Connaissance de la langue française:

Le candidat doit être titulaire d’un diplôme ou certificat d’études délivré en français par un établissement d’enseignement belge ou de tout autre pays pour autant que l’enseignement attesté ait été donné dans la langue requise.

A défaut de pouvoir produire un tel document, vous devez fournir la preuve de la réussite d’un examen linguistique en langue française organisé par Selor. Cette condition doit être remplie au plus tard au moment de l’engagement. Pour plus d'informations, vous pouvez consulter le site de Selor.


 

Titres de séjour et de travail:

Le candidat doit satisfaire aux législations relatives à l’accès au territoire Belge et aux autorisations de travail.

Il devra fournir les documents adéquats au plus tard au moment de l’engagement. Pour plus d'informations, vous pouvez consulter le site de l'emploi du Service Public de Wallonie.


 

Personnes en situation de handicap:

Le Service public de Wallonie veille à lutter contre les discriminations et à valoriser les compétences des personnes en situation de handicap.

Si vous souffrez d’un handicap, il vous est possible de demander un aménagement raisonnable de la procédure de sélection. Pour pouvoir en bénéficier, vous devez informer la personne qui réceptionne les candidatures quand vous postulez.

Si votre candidature est retenue, vous devrez fournir une attestation et expliquer les adaptations raisonnables dont vous voudriez bénéficier.
 

Conditions d'engagement et de rémunération

L’agent sera engagé dans le cadre d’un contrat à durée déterminée de 12 mois.

Il bénéficiera du barème de rémunération correspondant au grade B3 (à partir de 31.572,65 € annuel brut indexé); avec possibilité de valoriser l’ancienneté acquise dans le secteur privé (maximum 6 années) et dans le secteur public (toutes les années sont prises en compte).

 

Les membres du personnel bénéficient de:

  • De chèques-repas ;
  • D’une assurance hospitalisation ;
  • D’une prime de fin d’année et d’un pécule de vacances.

 

Les frais liés aux parcours domicile/lieu de travail effectués en transport en commun font l’objet d’un remboursement intégral.
 

 

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Informations complémentaires

Concernant la fonction et les dossiers de candidature:

Équipe recrutement AWEX - recrutement@awex.be

 

Sélection :

1. Sélection des profils

Suite aux mesures sanitaires actuellement en place au sein de notre organisme, nous devons limiter le nombre de candidats admis en épreuve écrite. Dès lors, seuls les 30 dossiers de candidature les plus pertinents au regard du profil recherché seront sélectionnés pour participer à l'épreuve écrite. Veillez donc bien à ce que votre CV et votre lettre de motivation reflètent bien vos atouts pour ce poste.

 

2. Épreuve écrite (2h30 maximum)

Cette épreuve est destinée à évaluer les connaissances des candidats. Cette épreuve est éliminatoire et se déroulera dans nos locaux de Bruxelles en respectant bien toutes les mesures sanitaires en vigueur.
La date vous sera communiquée dans les meilleurs délais.

 

3. Épreuve orale

Les dix meilleurs candidats de l'épreuve écrite seront auditionnés devant un Jury.
L'épreuve orale se fera sous la forme d'un entretien visant à évaluer l'adéquation du profil du candidat avec la fonction. Les compétences du candidat, sa motivation et ses affinités avec la fonction proposée seront notamment évaluées.

 

La date et les modalités de l'audition vous seront communiquées dans les meilleurs délais en fonction de l'évolution des mesures gouvernementales liées à la situation sanitaire.
 

Les dossiers envoyés incomplets ou par un autre canal ne seront pas pris en compte.